Tout savoir sur la plateforme de dématérialisation partenaire

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D’ici janvier 2024, toutes les entreprises en France devront s’équiper de solutions afin de dématérialiser leurs processus de facturation.

Concrètement, c'est demain, alors comment vous équiper ? Comment choisir sa solution ? Combien ça coûte ?

Dans cet article, on fait le tour d’horizon des changements à venir en termes de facturation.

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Une loi qui bouscule les habitudes

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Pour commencer, les factures papier vont laisser leur place aux factures électroniques.

Mais qu’est-ce-qu'une facture électronique ?

En effet, il y a plusieurs formats concernant une facture. Il faut faire la différence entre une facture électronique et une dématérialisée.

Ces dernières sont des factures imprimées puis numérisées au moment de l’émission, pour être transmises électroniquement.

Pour ce qui est d’une facture électronique, elle est définie comme telle lorsqu’elle est émise, transmise et reçue au format numérique.

Ce sont tout de même les mêmes règles et obligations que pour les factures papier.

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La digitalisation a des avantages

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Il est certes compliqué pour certaines entreprises de changer leur processus de facturation. Si ces dernières sont habituées depuis des années à fonctionner avec le format papier, ils peuvent être réticents au changement.

Mais en plus d’être une obligation, c’est également de nombreux avantages qui vont avec.

Les délais de paiement, une des principales raisons de faillite des entreprises. Et bien, ils sont diminués, car avec un processus dématérialisé, vous assurez un suivi de vos transactions plus précis. Vos clients et vous gagnent du temps.

Vos relances se font en quelques clics et vous assurent un paiement plus rapide.

En dématérialisant votre flux, vous assurez une sécurité supplémentaire. Fini les envois par courriers postaux, vos factures sont sécurisées grâce notamment à la signature électronique.

La fraude est également limitée. En effet, selon un rapport de la Commission des Fraudes à la TVA (CIF) en 2019, plus de 50 % des dossiers traités concernent des fraudes à la TVA.
Et cela représente un manque à gagner important pour l’État.

Un point important à ne pas négliger, le coût que représente la facturation pour les entreprises.

Connaissez-vous le coût d’une facture papier ?

La réponse est 13,8 € par facture en moyenne. Sachant qu’une TPE/PME traite en moyenne 67 factures par mois, la note est salée. C’est un réel poste de dépenses d’une entreprise.

Alors qu’une facture dématérialisée revient en moyenne à 4.5 €. Des économies non négligeables pour toute entreprise.

De plus, un aspect qui prend de l’ampleur pour les entreprises est leur empreinte carbone. Et en dématérialisant leur flux, ces dernières intègrent l’écologie dans leur quotidien.

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Une conservation des factures primordiale

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Pour finir, un avantage des factures électroniques est leur archivage. Fini les pièces remplies de dossiers papier avec des centaines de factures.

Tout est fait depuis un espace informatique sécurisé. L’administration fiscale prévoit des normes de conservation :

• 6 ans pour les factures sécurisées par signature électronique ;
• 3 ans lorsque les factures électroniques sont conservées sur un support informatique ;
• Pour ce qui est des informations émises et reçues concernant les factures transmises par EDI, la durée est de 6 ans ;
• Enfin, les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans.

Ce sont des règles semblables à l’archivage papier. Il est juste facilité grâce à la digitalisation des procédés.

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Petit focus sur la loi de dématérialisation

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C’est à partir du 1er juillet 2024 que la loi entre en vigueur.

Voici un calendrier des échéances pour y voir plus clair :

• Juillet 2024 : Obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises et d’émission pour les grandes entreprises.
• Janvier 2025 : Obligation d’émission pour les ETI.
• Janvier 2026 : Obligation d’émission pour les PME et TPE.

Comme vous le constatez, l’obligation s’étend sur 3 ans. En effet, cela peut prendre jusqu’à 18 mois pour une entreprise afin de mettre en place ces nouveaux processus et être opérationnel. Elles doivent donc se préparer dès maintenant à ce changement.

Les entreprises devront se rapprocher d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) pour assurer cette transition.

Mais qu’est-ce-que c’est concrètement ?

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La plateforme de dématérialisation partenaire, on vous explique

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Ce prestataire est un acteur majeur de cette loi de dématérialisation, et ce, pour toutes les entreprises dès 2024.

Ces plateformes sont des tiers de confiance incontournables. Que ce soit dans l’émission comme dans la réception des factures. Elles feront le lien entre votre entreprise et l’administration, via le Portail Public de Facturation (PPF).

Dès la mise en application de la loi, chaque entreprise devra disposer d’une plateforme agrémentée de facturation électronique. Cela peut être un cabinet d’experts-comptables ou un prestataire externe, comme Soan.

Cette plateforme partenaire permettra d’assurer la transmission avec vos clients professionnels et fournisseurs. Elle s’étendra par la suite au secteur B2C en 2026.

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Quelle est la mission d’une PDP ?

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Encore peu connue de la majorité des entreprises, il est important de détailler concrètement les missions qu’une plateforme de dématérialisation devra assurer :

• La transmission des données de paiement et la garantie de l’intégrité de ces dernières ;
• La conversion dans le format adéquat ;
• L’émission, la transmission et la réception des factures électroniques ;
• La transmission des données issues des transactions qui ne font pas font l’objet d’une facture électronique à l’administration ;
• Et l’extraction puis la transmission des données à l’administration fiscale (les identités du fournisseur et du client, les montants facturés et le taux de TVA).

Ces acteurs deviendront de véritables partenaires dans la facturation des entreprises.

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Comment choisir sa plateforme de dématérialisation partenaire ?

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Pour commencer, on ne devient pas une PDP comme ça. C’est la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) qui distribuera les attributions.

Et pour devenir une plateforme partenaire, il faut attendre le troisième trimestre 2023 afin de déposer sa candidature. La liste des PDP n’est donc pas encore connue.

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Sur quels critères choisir une PDP ?

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La pertinence des informations

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Chaque partenaire a sa façon de travailler, mais il est important d’avoir un suivi précis pour tout ce qui concerne la facturation.

En effet, il n’est pas obligatoire d’inclure toutes les données. Certaines peut se contenter du minimum légal (le taux de TVA et les montants HT et TTC).

Mais en choisissant une PDP qui accorde une importance particulière aux données de facturation (entrantes et sortantes). Cela permettra d’établir des rapports détaillés et d’une précision supérieure.

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La durabilité

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C’est l’essentiel, de travailler avec une plateforme fiable. Ce sont des données sensibles alors, il vaut mieux les confier à un tiers de confiance.

Certes, l’État fera le premier filtre en accordant les droits de PDP ou non. Mais avec une démultiplication des acteurs au moment de la mise en application de la loi, il faudra être vigilant. Il est plus fiable de confier ses données à un acteur expérimenté dans la dématérialisation des factures et dans la gestion de la trésorerie.

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Le tarif

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Cela reste un point important pour toute entreprise. Si le principe reste le même pour toutes les plateformes partenaires, le prix pourra fluctuer en fonction des services supplémentaires proposés par chaque PDP.

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Les fonctionnalités

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Comme dit juste au-dessus, chaque PDP pourra proposer des services complémentaires, selon son expertise. Que ce soit une automatisation des tâches, une interface personnalisable, des formats de documents spécifiques ou encore une intégration facilitée aux solutions comptables.

Pour se différencier, chaque plateforme de dématérialisation partenaire profitera de ses avantages afin de devenir la référence.

Au fil des mois à venir, nous en saurons davantage sur ces PDP et des modalités d’immatriculation.

Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

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