Nos conseils pour avoir une trésorerie en bonne santé
Le cycle de facturation de 90 % des sociétés aujourd’hui est souvent le même (et vous risquez d’y reconnaître le vôtre !) :
- Exécution de la prestation (parfois précédée d’une demande d’acompte) ;
- Facturation ;
- Début d’une attente interminable pour que le paiement arrive (sous 30,60 voir 90 jours).
Durant tout ce temps, vous n’aurez pas d’autres possibilités que de vérifier régulièrement votre compte bancaire professionnel. De plus, vous relancerez constamment votre client pour savoir si le paiement a été effectué.
Ce système, outre qu’il soit extrêmement stressant et chronophage pour le chef d’entreprise, pose plusieurs problèmes.
La trésorerie : une pression insoutenable pour le chef d’entreprise
Les premières victimes de ce système sont l’entrepreneur et son entreprise.
Il faut bien comprendre que lorsqu’une facture n’est pas payée rapidement ou pas réglée dans les temps, l’entreprise créditrice se retrouve dans une situation financière précaire.
Sa trésorerie est fragilisée car, comme toute entreprise, elle a régulièrement des charges fixes à payer (locaux, matériel, employés, etc.). Un décalage entre les flux entrants et sortants de la trésorerie peut donc rapidement mettre en péril une entreprise qui ne possède pas de réserves suffisantes pour absorber ce délai de paiement.
Le manque de trésorerie est l’une des principales causes de faillite
Pour les start-ups, cela représente même la deuxième cause d’échec avec 29 % des entreprises qui mettent la clé sous la porte par manque de trésorerie.
Lorsqu’il existe un décalage entre les décaissements de l’entreprise (dépenses et charges qu’elle paye pour continuer son activité) et les encaissements (l’argent qui rentre lorsqu’un client paye sa facture), l’entreprise a alors un besoin de trésorerie appelé Besoin en Fonds de Roulement (BFR).
Ce BFR représente le niveau de trésorerie minimum que l’entreprise doit toujours avoir sous la main pour pouvoir faire face à ses charges en attendant d’être payée.
Plus les délais de paiement des factures sont longs, plus les besoins en fonds de roulement sont importants.
Et il peut être difficile pour une entreprise d’avoir toujours suffisamment de trésorerie pour faire face à ses besoins.
La question de la pérennité de l’entreprise
Une poignée de retards de paiement peuvent à tout moment faire basculer l’entreprise dans une situation où elle ne peut plus régler ses charges. Elle doit alors fermer.
Il s’agit donc d’un stress constant pour l’entrepreneur. Il n’est jamais pleinement à l’abri tant qu’il ne dispose pas de réserves de trésorerie importantes. Le dirigeant est donc constamment en train de reprendre son prévisionnel pour essayer d’anticiper les délais de paiement de ses factures.
C’est encore pire lorsque l’entreprise fait une grosse partie de son chiffre d’affaires avec un ou deux gros clients ! Un délai ou un défaut de paiement de cet unique client peut amputer le chiffre d’affaires de manière substantielle. L’entreprise se retrouve alors dans le “rouge”.
La responsabilité du chef d’entreprise
Imaginons qu’un retard de paiement important s’abat sur une entreprise. Celle-ci peut se retrouver dans l’incapacité de payer le salaire de ses collaborateurs.
Ce défaut de paiement aura de graves conséquences dans la vie personnelle des membres de la société. Il obligera souvent l’entrepreneur à devoir licencier une partie ou la totalité de l’équipe.
Il faut se mettre à la place du dirigeant : c’est une pression très dure pour lui qui a une responsabilité envers ses collaborateurs.
Le fonctionnement actuel fait donc peser un lourd fardeau sur les épaules du chef d’entreprise.
Et il s’avère aussi néfaste pour l’entreprise entière car il va venir diminuer ses possibilités de croissance.
La trésorerie : un frein à la croissance de l’entreprise
Face à cette incertitude constante, la solution pour le chef d’entreprise prudent semble donc d’accumuler des réserves.
Plus spécifiquement, des réserves suffisamment conséquentes pour faire face à plusieurs mois de charges en cas de retards de paiement importants.
Cette stratégie présente plusieurs écueils
Tout d’abord, il va s’avérer extrêmement compliqué d’accumuler suffisamment de réserves. Beaucoup d’entreprises n’opèrent leurs services qu’avec une marge restreinte.
Une fois l’ensemble des charges payées, il ne leur reste pas assez de fonds pour pouvoir en mettre suffisamment de côté ou financer plusieurs cycles d’activité.
L’impact des dépenses sur la capacité de financement dans le temps de l’entreprise est un sujet épineux pour beaucoup de start-ups. Une grande partie d’une bonne gestion de trésorerie consiste à pouvoir anticiper ces sorties d’argent dans ses prévisions sans qu’elles ne laissent l’entreprise en grave besoin de cash en cas d’aléas dans le cycle d’exploitation suivant (accumulation de stocks, problème avec les fournisseurs ou les clients, etc.).
Le risque lorsque les prévisions financières n’ont pas été faites correctement est que l’entreprise n’est pas d’autre solution que de se tourner vers le crédit bancaire pour se sortir de ce mauvais pas. Or cette solution de financement peut venir avec son lot d’obligations et de problèmes pour une jeune société.
C’est pour cela que votre plan prévisionnel de financement revêt une importance capitale pour votre entreprise. Ne négligez pas cette étape-là au moment d’établir vos prévisions. Vous pouvez utiliser un outil de comptabilité ou vous faire accompagner par un expert-comptable pour établir un plan qui vous permet d’anticiper tous les aléas financiers que vous pouvez rencontrer.
Même si vous vous faites accompagner, à terme vous devez parfaitement comprendre et connaître votre tableau prévisionnel et ses indicateurs, car il vous aidera à arbitrer en faveur des solutions qui protègent votre trésorerie.
Un ralentissement de la croissance
L’autre gros problème de cette stratégie, c’est qu’elle ralentit énormément, voire stoppe complètement, la croissance de l’entreprise.
Si une entreprise utilise une grande partie de ses bénéfices pour alimenter sa trésorerie en cas de retards de paiement, elle ne l’utilise pas pour investir dans le développement de l’activité et l’amélioration de la rentabilité.
Elle n’embauche donc pas de nouveaux employés. Elle n’essaie pas d’innover, ne dédie pas de budget en R&D, elle ne modernise pas son matériel pour être plus performante, etc. autant de freins à l’atteinte de la rentabilité !
En jouant la sécurité financière pour se prémunir contre les délais de paiement, elle prête donc le flanc à tous ses compétiteurs qui vont exécuter plus rapidement, se développer plus agressivement et prendre plus de parts de marché.
L’entreprise prudente se retrouve donc soit à vivoter, soit à complètement se faire pousser dehors par la concurrence.
Prenons un exemple pour illustrer ce dernier point
L’exemple de Jean.
Jean a lancé une agence de communication.
Au terme de quelques mois d’activité, il découvre que l’attente du paiement de ses clients fait peser une pression financière considérable sur lui.
Il vérifie frénétiquement son compte bancaire tous les jours, passe son temps à relancer ses clients pour leur rappeler les paiements en attente.
L’idée de perdre son local s’il n’arrive pas à payer le loyer l’angoisse. Il a peur de ne pas pouvoir verser les salaires de Théo, Ophélie et Justine, ses deux graphistes et sa chargée de communication. Il se demande s’il va devoir contracter un crédit pour financer la vente de ses services et quelles conditions bancaires il va pouvoir obtenir.
Bref, le stress financier fait peser une pression immense sur ses épaules.
Pour faire face à ce problème, Jean élabore une stratégie.
Il va économiser une partie de sa marge mensuelle plutôt que de la réinvestir dans l’entreprise. Et ce afin d’avoir un matelas de protection en cas de délais de paiement trop longs.
Son approche est compréhensible
Mais en faisant ça, Jean n’a pas suffisamment de budget pour engager une spécialiste des réseaux sociaux. Il ne peut pas non plus financer le renouvellement des vieux ordinateurs de son équipe ou acheter un nouveau logiciel graphique. Ralentissant la production de nouvelles campagnes.
De plus, il n’a pas de budget à mettre en marketing ou pour engager un commercial. L’obligeant à tout faire tout seul. Il ne peut pas non plus mettre en place un plan de formation faute de cash suffisant pour ce projet.
Son temps n’étant pas extensible, son agence a du mal à avoir de nouveaux clients, la condamnant à vivoter.
Jean ne s’inquiète pas et se dit que tout ça changera dans quelques mois, quand il aura accumulé suffisamment de trésorerie pour se protéger des délais de paiement. Il recommencera ensuite à investir dans l’entreprise.
Une compétition constante
Malheureusement pour Jean, la compétition ne l’attend pas.
Son concurrent direct grossit et devient de plus en plus la référence incontournable en matière de communication. Il se retrouve alors avec seulement une poignée de clients fidèles qui lui permettent de survivre. Mais très vite il les perd à leur tour car la concurrence casse ses prix et démarche agressivement.
Il finit par ne plus avoir suffisamment de clients pour garder son entreprise et est contraint de licencier son équipe et mettre la clé sous la porte.
Sa logique de bouclier financier pour son entreprise se solde donc par sa fin.
En plus de pouvoir mener au même destin funeste que Jean. Cette absence de visibilité sur le développement de l’entreprise peut avoir des conséquences néfastes comme :
- La perte d’employés qui ne sont pas motivés par les perspectives de croissance de la société ;
- L’échec d’associations ou d’investissements extérieurs (ex : prêts, levée de fonds, etc.) en raison des difficultés à voir le potentiel de l’entreprise.
L’absence de visibilité sur l’avancée des paiements oblige donc à trouver l’équilibre compliqué entre la sécurité et la croissance de l’entreprise.
Et elle va aussi pousser l’entreprise à envoyer de nombreuses relances. Et dont les coûts, directs et indirects, vont alourdir encore le poids des délais de paiement.
Une source de relances coûteuses, chronophages et peu efficaces
Les relances, emails, appels téléphoniques ou même relances papier, vont avoir deux conséquences négatives.
Tout d’abord, elles vont immobiliser une ressource au sein de l’entreprise pour une tâche à faible valeur ajoutée. Cela représente des coûts financiers et humains non négligeables.
Que ce soit le chef d’entreprise lui-même ou un employé dédié qui se charge des relances. Il s’agit de “temps-homme” utilisé de manière peu efficace là où il pourrait être alloué à des activités à plus forte valeur ajoutée.
Par exemple, si nous reprenons l’agence de Jean, le simple fait de relancer coûte de l’argent à l’entreprise.
Jean a délégué à Justine, la chargée de communication, la tâche de relancer par email et téléphone les clients qui ont un paiement en attente.
Justine y consacre 2 h tous les lundis matins. Elle a un salaire annuel brut de 30 663 €. Donc chaque mois, les relances qu’elle effectue coûtent 95,71 € à Jean, soit presque 1150 € par an ! L’impact financier est énorme sur la trésorerie de Jean.
Et c’est une journée de travail par mois qui n’est pas dédiée à trouver de nouveaux leviers de communication et faire grandir la notoriété de l’agence.
Si vous êtes curieux de connaître les coûts cachés qu’ont les relances et les délais de paiement en général pour votre entreprise.
Une détérioration de la relation client
De plus, les relances posent aussi le risque de tendre les échanges et de détériorer la relation client.
Ce sera par exemple le cas si le paiement a été effectué mais n’a pas encore été enregistré par la banque de l’entreprise. Le client relancé peut, selon sa relation avec son créditeur, s’offusquer de la relance et avoir une mauvaise expérience client. Alors ça le retiendra peut-être de refaire appel à cette entreprise pour une transaction future.
La manière dont sont gérés aujourd’hui les paiements entre les entreprises a des conséquences très lourdes sur la stabilité et la croissance des sociétés.
Les outils et systèmes que vous mettez en place pour piloter les paiements de vos clients ont un rôle clé dans le développement de votre activité. C’est pour ça qu’il est judicieux de s’équiper avec soin.
La 1ère étape est de comprendre quel type d’outil peuvent répondre à vos besoins et ce qu’il peut améliorer dans la gestion de votre entreprise. Les solutions d’aide à la comptabilité se multiplient aujourd’hui et il est parfois dur de s’y retrouver.
Pour conclure
Un bon logiciel comptable vous aidera à faire votre tableau de prévisions, à vous rendre compte des réalités financières de votre entreprise en suivant les bons indicateurs. De trouver des idées de solutions pour anticiper un problème avec vos stocks ou vos fournisseurs. Et dans l’ensemble à mieux appréhender comment votre entreprise se finance et comment faire en sorte de préserver vos réserves de cash dans la durée.
Mais n’oubliez pas qu’à terme, ce type de logiciel n’est qu’un outil pour vous faciliter la vie. Et qu’il est aussi important d’investir dans votre formation à ses problématiques pour être sûr de prendre des décisions financières éclairées.
Les solutions sont là pour vous aider, pas pour prendre les décisions à votre place !
Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.
Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂
Rendez-vous sur le blog Soan ou abonnez-vous à nos réseaux sociaux : LinkedIn, Facebook ou Youtube.
.svg){kind=icon}