Tout savoir sur l'obligation légale de dématérialisation des factures

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Les factures que l’on connait tous au format papier sont en train de disparaître en France et dans le monde. Et ce, au profit d’une solution innovante : la facture numérique.

C’est déjà le cas depuis quelques années dans le secteur public où la réforme sur la facturation et l’émergence de services comme Chorus Pro ont accéléré la transition.

Mais ces obligations ne sont pas au détriment des utilisateurs, au contraire !
Les factures dématérialisées ou électroniques permettent d’avoir une meilleure gestion de sa facturation. Mais avant d’y arriver les entreprises doivent mettre en place de nouveaux procédés.

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Qu’est-ce qu’une facture au format électronique ?

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Pour commencer, il faut définir les différents formats d’une facture.
En effet, une facture numérique est définie telle quelle lorsqu’elle est émise, transmise et reçue au format électronique.

Afin d’émettre des factures électroniques, il faut se fier aux mêmes règles que les factures papier. Il est possible d’émettre sa facture au format PDF, mais aussi avec un format plus structuré grâce à l’EDI (Échange de Données Informatisé) qui remplace les documents papiers par un format électronique standard.

Il faut faire la différence entre les factures électronique et les factures dématérialisées. Les factures au format dématérialisé, en effet sont des factures imprimées puis numérisées au moment de l’émission. Donc une facture dématérialisée est un document qui a d’abord été un document papier qui est ensuite passé par une étape de numérisation.

Concrètement, cela permet de partir d’une facture papier et de réaliser un processus complet de dématérialisation des documents afin de les adapter au format numérique. Cela peut arriver dans le cadre d’une volonté d’archivage électronique (par exemple suite à un audit de sécurité, dans une volonté de libérer de la place, etc.)

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Des avantages pour votre société

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De plus, en passant par une digitalisation de sa facturation, de nombreux avantages existent pour les entreprises :

• Délais de paiement : Il favorise le suivi des transactions et apporte un gain de temps pour les clients et les fournisseurs d’une entreprise. Le paiement peut donc avoir lieu plus vite.
• Facilité de traitement : que ce soit la signature, l’édition en PDF ou même le reporting des sommes dues. Les factures fournisseurs envoyées par la voie électronique sont traitées plus facilement et rapidement par le débiteur.
• Sécurité : Le traitement des factures est plus sécurisé grâce notamment au flux de facturation automatisé. Donc non seulement les opérations de facturation sont plus rapides, mais la transmission des factures est aussi plus fiable.
• Le coût : Étant plus rapide à émettre et en supprimant l’envoi physique, elles coûtent moins cher.
• Eco-friendly : Les entreprises ont l’envie de réduire leur empreinte carbone via divers procédés.

Concernant la conservation des factures électroniques, l’administration fiscale prévoit certaines dispositions :

• Les factures sécurisées par signature électronique doivent être conservées au format original pendant 6 ans ;
• Lorsque des factures électroniques sont conservées sur support informatique, le délai d’archivage est de 3 ans ;
• Les informations émises et reçues concernant les factures transmises par échange de données informatisées doivent être conservées pendant 6 ans ;
• Les factures électroniques ont un délai de conservation de 10 ans.

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Les avantages d’un envoi dématérialisé d’une facture

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L’un des principaux objectifs de rendre la facture électronique obligatoire est d’avoir un meilleur contrôle des factures et une simplification de leur traitement.

Pour cela, il existe plusieurs plateformes de gestion des factures, dont le plus connu Chorus Pro, vient du secteur public. C’est une plateforme déjà mise en place, régie par l’État qui facilite le traitement et la réception des factures à destination de l’État ou d’une administration publique.

L’objectif est d’apporter une solution de dématérialisation fédératrice avec un accès unifié pour les entreprises aux fonctionnalités de traitement, de suivi et de dépôt.

Cela facilite la gestion et améliore la traçabilité des factures. Au fur et à mesure, d’autres plateformes verront le jour afin de correspondre à toutes les entreprises.

L’autre avantage de l’envoi d’une facture électronique concerne la lutte contre la fraude. Notamment, la fraude à la TVA qui représente un manque à gagner pour l’État. Selon le rapport 2019 de la Commission des Fraudes à la TVA (CIF), plus de 50 % des dossiers traités en France concernent des fraudes à la TVA.

Concrètement, les factures électroniques devront être transmises à l’administration fiscale. Ce procédé automatique permettra de disposer des informations concernant les transactions opérées par les sociétés. De ce fait, l’échange de données informatisé sera plus sécurisé et sera bien plus encadré.

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Que dit la loi ?

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Initialement prévu pour 2023, la réforme de l’obligation légale de la réception de factures électroniques est décalée en juillet 2024. Puis entre 2024 et 2026, l’émission des factures sera progressive en fonction de la taille d’entreprise.

Pour vous aider, voici un calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique :

• Juillet 2024 → Obligation de réception de la facture électronique pour l’ensemble des entreprises / Obligation d’émission pour les grandes entreprises.
• Janvier 2025 → Obligation d’émission pour les ETI.
• Janvier 2026 → Obligation d’émission pour les PME et TPE.

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Le texte de loi concernant le système de facturation électronique est repoussé d’un an afin de laisser davantage de temps aux entreprises pour se préparer à ce changement. En effet, cela peut prendre jusqu’à 18 mois afin de mettre en place les nouveaux processus et donc être totalement opérationnel.

De plus, ayant le choix entre différentes plateformes de gestion, les entreprises devront réfléchir à la plateforme la plus adaptée pour leur activité.

Que ce soit des petites entreprises françaises du secteur privé ou des ETI (Entreprises de taille intermédiaire). Elles pourront bénéficier d’un accompagnement de la part de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Cet accompagnement les aidera à se mettre en conformité avec ces nouvelles obligations. Mais surtout à destination des entreprises qui ont du mal à gérer leur facturation et appréhendent ce changement total de traitement.

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Qu’en-est-il des échanges de factures entres professionnels ?

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Afin de garantir une régularité dans les différentes transactions, deux modèles de transmission existent.

Le modèle de facturation en V : C’est l’administration fiscale qui a mise en place une plateforme unique. Cette plateforme fonctionne sur le modèle de Chorus Pro et sera donc étendue pour accueillir les factures de toutes les entreprises privées. Un reporting automatique des données sera transmis à la DGFiP avant d’être envoyé aux clients.

Le modèle de facturation en Y : Ce modèle intègre les plateformes privées, certifiées par l’administration. Cette facture sera alors envoyée à la plateforme qui se chargera directement de l’envoi au client. En passant, elles extraient les données fiscales et importantes pour les transmettre vers la plateforme publique, telle que Chorus Pro.

La DGFiP recommande ce procédé, car il propose une plus grande flexibilité aux entreprises. Elles pourront plus facilement s’acclimater et donc diminuer leurs coûts d’adaptation.

En résumé, la facture numérique, qu’elle soit dématérialisée ou électronique, est l’avenir pour toutes les entreprises, qu’elles appartiennent au secteur public ou privé. Grâce à ce modèle, les opérations sont plus fluides, la transmission d’informations plus fiable et le traitement plus facile.
La piste de voir les obligations légales augmenter autour de la dématérialisation au fil des années est plus que probable. Il est donc dans votre intérêt de commencer à étudier les services qui pourront vous aider à opérer cette transition au sein de votre entreprise.

Et Soan peut sûrement vous accompagner sur le sujet ! Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre site.

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