Les dangers d'une facture non conforme pour une entreprise

‍

Que ce soit une entreprise individuelle, un prestataire de services où une société commerciale, vous êtes dans l’obligation d’éditer des factures à chaque prestation de services.

‍

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?

‍

Il est important de comprendre qu’une facture est un document commercial. La facture permet d’établir votre comptabilité et de recenser toutes les opérations de l’année.

Plusieurs mentions obligatoires doivent figurer sur la facture pour la rendre conforme légalement :

• Date d’émission de votre facture : Date exacte à laquelle les factures ont été émises.
• Numéro de facture : Numéro chronologique et unique qui doit figurer sur toutes les pages de la facture.
• L’identité de l’acheteur : La facture doit comporter le nom, l’adresse du siège social et l’adresse de facturation de l’entreprise cliente.
• L’identité du vendeur : Les informations demandées diffèrent du type d’entreprise :
• Un commerçant : Numéro RCS, le nom du greffe d’immatriculation.
• Un artisan : Numéro au Répertoire des métiers.
• Une société : Forme juridique, dénomination sociale, numéro de SIRET, montant du capital social et l’adresse du siège social.
• Un entrepreneur individuel : Nom et prénom.

• Numérotation du bon de commande : Uniquement s’il a été préalablement établir par l’acheteur.
• Numéro de TVA : Il faut indiquer celui du vendeur et du client. Le taux de TVA pourra différer selon les types de prestations.
• Désignation de la prestation ou du produit : Cela peut être la référence produit, de la main d’œuvre, une marque…
• Décompte de chaque prestation et produit : Il faut stipuler le prix et la quantité précise.
• Prix catalogue : C’est le prix unitaire hors TVA.
• Taux de TVA et son montant : Une facture est soumise à un taux de TVA distinct. Il faudra faire figurer pour chaque produit le taux correspondant.
• Somme totale HT et TTC : La date du règlement. En cas de retard ou de non-paiement, des pénalités pourront être demandées.

Concrètement, quand on n’est pas accompagné par Soan, émettre des factures clients ou fournisseurs reste complexe et un cadre légal est établi afin de limiter les fraudes ou quelconques fraudes.

‍

‍

Une facture doit respecter des normes

‍

Grâce à son caractère important, les factures sont dans l'obligation de respecter des règles, allant de sa création, son envoi et son archivage.

La facture doit être éditée pour tout achat de produit ou d’une réalisation de prestation de services entre professionnels. Les entreprises se doivent d’émettre une facture lors d’une :

• Vente de marchandise d’un professionnel à un particulier, en cas de vente en ligne ou à sa demande.
• Prestation de service entre une entreprise et un particulier, lorsque le montant dépasse 25 € TTC.
• Réalisation d’une vente ou d’une prestation entre professionnels.

Plus le nombre de factures émises et conservées sera élevé, plus la comptabilité et la trésorerie seront facilitées.

Les factures reçues et envoyées représentent des pièces comptables, elles doivent être conservées pendant 10 ans.

L’entreprise peut les conserver sous-format papier ou par voie électronique. Cependant, les factures originales peuvent être demandées à tout moment, il faut penser à organiser l’archivage.

‍

Les sanctions concernant des factures non conformes

‍

Lors d’un contrôle, si l’administration fiscale décèle des factures non conformes, l’entreprise s’expose à des sanctions.

‍

Les sanctions pénales

‍

Selon l’article L.144-3 du Code de commerce, en cas de manquement aux mentions obligatoires d’une facture vue juste avant ensemble, c’est au gérant qu’incombe la faute.

C’est donc ce dernier qui sera considéré pénalement responsable et il risque jusqu’à 75 000 € d’amende.

De plus, si dans les deux ans qui suivent, il commet une récidive, cette amende double pour atteindre 150 000 €.

L’entreprise peut également être tenue responsable de la faute et s’expose à :

• 375 000 € d’amende pour non-respect de la législation, 1 500 000 € en cas de récidive.
• Une exclusion des marchés publics pendant 5 ans.

‍

Les sanctions fiscales

‍

Ces dernières varient selon la nature de l’omission ou de la faute. Une facture émise sans une mention obligatoire devient automatiquement une facture non conforme.

Concernant une facture comportant des éléments manquants, les sanctions sont de 15 € par mention manquante, avec un plafond à ¼ du montant total.

Si un défaut de facturation est constaté, le vendeur et l’acheteur sont concernés. La loi stipule que 50 % des sommes qui n’ont pas été facturées devront être réglées. Ce pourcentage peut être ramené à 5 % si le défaut est corrigé dans les 30 jours après notification.

Pour finir, si la TVA n’est pas indiquée, l’entreprise ne pourra tout simplement pas la déduire.

Mais, que peut-on faire si une facture est manquante.

Le code général des Impôts impose aux entreprises d’être en mesure de produire tout document comptable pouvant justifier leur déclaration. Si une facture manque, il faudra se rapprocher du prestataire en question et demander un duplicata.

De plus, sans une facture conforme, le recouvrement est alors impossible.

‍

Quid des e-factures

‍

La dématérialisation des factures est de plus en plus présente dans le quotidien des entreprises. Mais elles doivent également respecter des normes et des conditions, qu’elles soient dématérialisées ou sur papier, une facture reste une facture.

Afin d’établir sa facturation électronique, il faut que ces dernières soient créées, envoyées, reçues et conservées en format électronique.

Les factures électroniques peuvent être émises selon deux grands processus de transmission :

• Par la signature électronique → Il faut passer par une signature afin de valider l’envoi dématérialisé. L’authentification du signataire est par la même occasion vérifiée. Cette opération peut se réaliser grâce à Yousign par exemple.
• Selon la norme sécurisée → La facture doit être envoyée au client via un message qui permet la lecture par ordinateur et un traitement automatique (format PDF, EDI…)

Important : Depuis le 01/01/2020, toutes les entreprises, qu’importe la taille, ont l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique pour les marchés publics (décret n°2016-1478). Cette obligation sera étendue pour toutes les transactions initiées pour les entreprises assujetties à la TVA, de manière progressive en fonction de leur taille, et au plus tard pour tout le 1er janvier 2025 (article 153 de la loi de finances pour 2020).

Pour une entreprise, il est essentiel de veiller à la conformité de ses factures afin de ne pas être soumis à des sanctions qui peuvent mettre en péril sa santé financière.

‍

Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

Rendez-vous sur le blog Soan ou abonnez-vous à nos réseaux sociaux : LinkedIn, Facebook ou Youtube.