Les avantages d'utiliser la facture en ligne pour son entreprise

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Pour les professionnels, une fois la vente ou les prestations de services réalisés, il faut se faire payer. Et les moyens de paiement sont nombreux : le prélèvement automatique, le paiement par carte bancaire, le télépaiement ou encore le virement bancaire SEPA.

Mais qu’importe le mode de paiement choisi, il y a un document récurrent qui est la facture. En effet, elle fait partie des documents essentiels à la régularisation et la validité d’un contrat de vente ou d’achat.

À savoir : Il en va de même pour les particuliers qui souhaitent régler leurs factures de gaz, d’électricité ou encore la facture d’eau.

Ces services se sont digitalisés et la gestion en est simplifiée.

Prenons un exemple. Vous êtes un client SFR et votre échéancier est mensuel et vous souhaitez donc accéder à votre dernière facture. Vous pouvez donc simplement vous rendre sur votre espace client de l’application dans l’onglet “Mes factures” afin d’avoir accès à tous vos documents.

De ce fait, vous pourrez trier vos factures, les télécharger, l’envoyer par courrier ou les transférer par e-mail. Une gestion facile de tous vos paiements sur un seul espace.

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Facture en ligne pour les entreprises : qu’est-ce que c’est ?

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Quand on parle de facturation en ligne, on ne parle pas d’envoyer une facture au format PDF par mail. On parle de facture émise sur une application (ou solution, appelons ça comme vous le souhaitez). Elle y est intégrée puis sécurisée.

La facture dématérialisée contient les mêmes éléments qu’une facture papier avec plus d’avantages. De plus en plus, le gouvernement met l’accent sur l’obligation de créer et d’envoyer des factures en ligne pour les entreprises.

La loi a d’ailleurs été votée, à partir de 2024 toutes les entreprises devront accepter les e-factures puis digitaliser progressivement leur facturation entre 2024 et 2026. Les données de ces dernières seront transmises à l’Administration fiscale pour pré-déclaration et contrôle de la TVA.

Le système de facture en ligne permet :

• De générer les devis ;
• Transformer les factures ;
• Et de suivre l’état de votre trésorerie en temps réel.

Fini la paperasse et la perte de temps ! Ne perdez plus de document important, tout est centralisé et simplifié ! Gérez votre comptabilité en quelques clics, c’est possible.

À savoir : La Direction Générale des Finances Publiques a créé sa solution de paiement de factures (PayFip). Cette dernière vous permet de se connecter à votre espace avec un simple identifiant et régler votre facture en quelques secondes et en toute sécurité.

Cela peut être utile pour toutes les sociétés. Les divers modes de paiement permettent une flexibilité. Grâce aux coordonnées bancaires ou votre RIB, la facture est réglée en quelques secondes.

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Les avantages de la facture en ligne

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Une réduction des coûts

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Entre le coût du papier, de l’encre, des timbres, mais également des coûts de traitement, la e-facture présente des avantages économiques à ne pas négliger. D’après une étude de KPMG, la facturation électronique vous permet d’économiser 3,24 € par facture envoyée et 5,77 € par facture reçue par rapport à une facture papier. Alors n’hésitez pas à passer le cap et à utiliser Soan pour vos factures en ligne !

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Un gain de temps considérable

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En moyenne, les entreprises perdent 10 heures de travail par semaine pour rédiger les factures à la main. Grâce à la facture en ligne, vous pouvez réduire considérablement ce temps de travail et l’utiliser pour d’autres tâches stratégiques à votre activité.

Important : Les retards de paiement sont généralement réduit. À savoir que 25 % des faillites des TPE - PME sont causées par des retards de paiement. Ne courez plus après vos factures impayées, des systèmes de relances sont intégrés afin de prévenir votre client lorsqu’il n’a pas payé sa facture dans les délais. Cela va améliorer directement votre flux de trésorerie et assurer la bonne santé de l’entreprise.

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Réduit les risques d’erreurs

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Il arrive souvent que les factures comportent des fautes de frappe, de calculs, de mentions obligatoires… (encore plus concernant les factures papier). Grâce à un outil de facturation en ligne, vos factures sont conformes et professionnelles en quelques clics seulement.

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La sécurité

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Vos données et celles de vos clients restent confidentielles et sont protégées par la plateforme tout en respectant la RGPD. Le risque de fraude diminue également. Il est essentiel d’assurer la sécurité des factures en ligne aux vues des informations qu’elles contiennent.

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Pour vos clients

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Les clients auront un reporting en temps réel pour consulter leurs factures en ligne sur une plateforme dédiée. Cela facilite les échanges et assure une meilleure communication avec vos clients. S’il y a un problème, vous pouvez directement le régler contrairement à une facture papier qui va vous faire perdre du temps.

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Un engagement écologique

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Cette solution digitale de facturation n’utilise plus de papier et permet de limiter votre impact sur l’environnement. Cela améliore votre image auprès de vos clients et la planète vous dit merci.

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Quelles sont les mentions légales obligatoires d’une facture en ligne ?

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D’après le code du commerce, il est obligatoire que la e-facture contiennent certaines mentions :

• La date de la vente, d’émission et du numéro de facture.
• L’identité de l’entreprise
• L’identité de l’acheteur et du vendeur
• L’escompte
• La date d’échéance du paiement et les pénalités en cas de retard
• Prix à payer HT et TTC
• Le taux légal de TVA et son montant
• Les possibles réductions applicables (remises, rabais…)
• Prix unitaire HT
• Les détails de la prestation ou du produit
• Les majorations supplémentaires comme les délais de livraison
• Le numéro d’identification à la TVA du vendeur/acheteur et du taux de TVA appliqué (sauf les microentreprises exonérées de TVA).
• Et le montant de la facture écrit explicitement.

Vous pouvez retrouver des modèles de facture électronique sur internet ou sur un logiciel de facturation qui regrouperont toutes les mentions obligatoires. Mais ces modèles peuvent inclure des petites subtilités. Cela peut être utile si vous souhaitez intégrer votre logo dans la facture, avec une vision claire des taxes correspondantes ou encore la possibilité de la télécharger en PDF.
Mais il faut tout de même être vigilant en utilisant un générateur de factures. En effet, la loi évolue assez souvent et les mentions obligatoires peuvent changer.

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Les différents types de logiciels pour dématérialiser vos factures

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Il existe deux types de logiciels : les “ SaaS “ et “ On premise “ :

• Les logiciels de facturation en ligne SaaS : Ce sont des logiciels innovants qui sont mis à jour continuellement. Ils sont accessibles partout dans le monde grâce à une simple connexion internet. Soan permet d’émettre des factures en ligne entre entreprises, et de vous faire gagner du temps dans le processus de paiement.

• Les logiciels On premise : Ils sont directement installés sur les ordinateurs, mais ne peuvent pas être utilisés à distance. Ce sont des licences utilisables uniquement sur l’ordinateur en question. Avec certains logiciels, vous avez une mensualisation de vos paiements.

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Pourquoi utiliser la solution Soan pour passer à la facture en ligne pour votre entreprise ?

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Payez ma facture reste un moment de tension pour beaucoup d’entreprises. Qu’importe le moyen de paiement choisi, il faut être attentif afin de respecter les conditions et ne pas avoir de retard de paiement. Avec Soan, vous êtes serein dans le paiement de vos factures.
Vous avez envie de passer à la facture dématérialisée, mais vous ne savez pas quel outil utiliser ?

Pas de panique, Soan vous propose cette fonctionnalité !

Nous sommes là pour vous aider à gagner du temps dans la création de vos factures.  En 3 clics sur Soan, vous obtenez une facture conforme avec les mentions obligatoires à jour. Puis, vos factures sont automatiquement classées dans des dossiers. Dossiers qui sont eux-mêmes classés par clients. En cas de retards de paiement, vous avez la possibilité de bénéficier d’un service de recouvrement intégré au logiciel.
Vous créez votre modèle de facture simplement et l’envoyez à votre client. Vous gagnez du temps dans le paiement. Cela fait partie des nombreuses fonctionnalités de notre outil, vous pourrez vous concentrer sur votre activité.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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