Les modalités d'un recouvrement amiable pour une entreprise

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Vous vous demandez sûrement qu’est-ce qu’un recouvrement amiable ? De manière générale, on parle de recouvrement lorsqu’on tente d’obtenir le paiement d’une dette impayée dont l’échéance est dépassée. Le recouvrement des impayés est un procédé encadré qui peut se faire par voie amiable ou par voie judiciaire. Les délais de paiement sont la cause principale de ces impayés.
Des procédures de relance existent, que ce soit par le biais d’un courrier, d’une lettre de mise en demeure ou encore faire appel à des sociétés de recouvrement spécialisées.

Cette première voie doit vous permettre de recouvrer rapidement vos fonds grâce à un paiement volontaire du débiteur. Si besoin, les actions mises en place pour récupérer vos créances peuvent monter crescendo.

Faisons un aparté sur la gestion conflictuelle des créances, en effet, il est possible de faire appel à la justice afin de procéder au recouvrement. Les professionnels ont le droit de faire appel à des huissiers de justice ou des avocats spécialisés lors des procédures de recouvrement. Il est important de rappeler que les autorités ou sociétés saisies pour ces démarches ont un coût pour l’entreprise.

De ce fait, les sociétés mettent en place une procédure de référé-provision permettant l’obtention d’un titre exécutoire.
On vous explique. Cette action permet l’exécution forcée d’une créance. Vous êtes en droit de réaliser cette procédure, selon le code des procédures civiles d’exécution et des articles R121-1 à R215-8.

Autre possibilité concernant le montant d’une facture ou la gestion d’un contrat en cours. Vous pouvez demander à un juge une injonction de payer. C’est un cas assez extrême, mais si votre client refuse de vous payer, cela peut être une solution efficace. Cette mesure conservatoire implique souvent une assignation en justice.

Un recouvrement de créances peut être amiable ou judiciaire. Mais dans cet article, nous nous concentrons sur le premier. Découvrez sans plus attendre comment élaborer votre stratégie de recouvrement amiable :

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Les 4 règles à suivre pour organiser un recouvrement amiable

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Le recouvrement amiable : première étape d’un recouvrement

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Dans le déroulé du recouvrement de créance, le recouvrement amiable constitue la première phase pour espérer recouvrer votre argent.

Durant cette première période, vous devez contacter votre client en usant de diverses méthodes, de façon à lui rappeler sa dette.

Si votre stratégie se révèle infructueuse, vous devrez passer aux étapes suivantes :

• La lettre de mise en demeure ;
• Le recouvrement judiciaire.

Néanmoins, les différentes relances effectuées durant la phase amiable constituent des preuves indispensables pour donner suite au recouvrement des impayés.

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Comprendre les causes du non-paiement de la créance

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Derrière le non-paiement d’une facture peuvent se cacher de nombreuses explications. En prenant contact avec votre client, vous pourrez mieux comprendre les raisons de l’impayé :

• Un simple oubli : On connaît tous cette situation en entreprise où les sujets se multiplient tellement que l’on commence à perdre de vue certaines choses importantes. Comme des échéances, des rendez-vous … Le retard de paiement peut alors être vite corrigé.
• Des difficultés financières : Votre client n’a pas encore réglé sa facture. Mais vous avez appris qu’il était confronté à des problèmes de solvabilité pour régler ses dettes.
• Un client malhonnête ou mauvais payeur : Malheureusement, même avec la plus grande prudence il arrive de faire affaire avec un client mal intentionné qui ne compte pas verser les sommes dues pour les marchandises ou les prestations que vous lui avez vendues.

Une fois la cause de non-paiement identifiée, vous saurez sur quel pied danser. Mais surtout, vous saurez quelle attitude adopter pour gérer au mieux ce contentieux vis-à-vis de votre client.

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Multiplier les contacts et relances auprès du débiteur

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Dans le cas d’un recouvrement à l’amiable, il est important de multiplier les types de relance auprès du client, mais aussi d’insister sur la fréquence de ces contacts.

On considère que plus les relances sont mises en place rapidement et restent régulières, plus le créancier a de chances de retrouver ses fonds promptement. Il ne faut donc pas hésiter à se montrer insistant. Pour en savoir plus, découvrez notre article de blog : Relancez vos factures impayées.

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Par e-mail

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Dans un premier temps, l’e-mail est le procédé de relance le plus rapide et le plus simple à mettre en œuvre. En effet, lorsque l’impayé est causé par un simple oubli ou un problème comptable, les courriers électroniques sont souvent suffisants pour débloquer la situation et recouvrer les sommes dues.

De plus, l’email permet d’adresser la requête à plusieurs contacts en même temps (commercial en charge du dossier, service comptable, dirigeant…), mais aussi d’ajouter des pièces jointes (devis, facture, coordonnées bancaires…)

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Par téléphone

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L’avantage de la relance téléphonique dans l’optique d’un recouvrement, est que votre débiteur aura moins de facilité pour se défiler. Une fois à l’autre bout du fil, vous pourrez en effet présenter les faits à votre interlocuteur pour lui demander de rectifier la situation.

Conseil n°1 : ne laissez pas apparaître votre numéro de téléphone afin d’éviter que vos appels ne soient filtrés.

Conseil n°2 : dès l’appel terminé, ne tardez pas à envoyer un email récapitulatif de votre échange, avec les dates sur lesquelles le client s’est engagé à procéder au paiement.

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Par lettre

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Lorsque la situation ne se démêle pas malgré emails et appels téléphoniques répétés, vous pouvez passer à la classique lettre de relance avec accusé de réception. Plus formelle, cette lettre constituera une preuve écrite forte que le client ne pourra pas nier face aux éventuelles procédures judiciaires.

Proposer des aménagements de paiement pour recouvrer vos fonds.

Si votre débiteur connaît des difficultés financières passagères dont vous avez connaissance, vous pouvez les proposer de faciliter le paiement de ses factures en mettant en place un échéancier.

Dans ce cas de figure, il est important d’agir rapidement afin de retrouver vos fonds avant que l’entreprise du débiteur ne se retrouve en liquidation judiciaire.

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Faire appel à un professionnel du recouvrement

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Lorsque la situation est au point mort entre votre entreprise et votre débiteur, il peut en effet être judicieux de faire appel à un médiateur extérieur pour reprendre en main la procédure de recouvrement et obtenir le paiement de vos factures.

Ce tiers peut être une société de recouvrement ou bien un huissier de justice.

Si le recouvrement implique une facture inférieure ou égale à la somme de 5 000 €, l’huissier de justice peut demander un titre exécutoire pour une procédure simplifiée de recouvrement amiable. C’est-à-dire, obtenir le paiement forcé des dettes sans recourir à un juge.

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6 bonnes raisons de privilégier le recouvrement à l’amiable

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Les créances impayées peuvent avoir tendance à nous rendre procédurier et nous pousser à vouloir saisir rapidement les instances compétentes pour mettre fin aux contentieux.

Néanmoins, si le recouvrement amiable existe et est considéré comme si important, c’est qu’il parvient tout de même à porter ses fruits, tout en proposant divers avantages :

• C’est une procédure simple ;
• Ce procédé est bon marché ;
• Ce recouvrement est plus rapide et moins fastidieux que les voies judiciaires ;
• Cette phase peut-être attribuée à un tiers spécialisé dans ce type d’actions ;
• Ces échanges permettent dans la majorité des cas de préserver des relations commerciales saines avec le client ;
• C’est une étape préalable indispensable pour engager des mesures auprès du tribunal de commerce.

D’après le cabinet Allianz Trade, leader mondial des solutions d’assurance-crédit, 80 % des recouvrements se règlent grâce au recouvrement amiable.

Mais si cela n’est pas possible, vous pouvez entamer une procédure judiciaire avec des mesures conservatoires contre vos débiteurs. Pour cela, vous pouvez vous entourer d’un avocat compétent afin de vous aider dans cette démarche.
En impliquant un professionnel et la justice, votre procédure de recouvrement de créances prend une tout autre ampleur. Alors, il vaut mieux essayer au maximum les solutions amiables et civiles.

À savoir : En fonction des cas, les sommes recouvrées ne valent pas le coup. En effet, le règlement des frais de recouvrement peuvent être élevés.

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