Soan vous explique comment maîtriser ses relances clients

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Dans la gestion d’entreprise et de votre relation client, la relance est inévitable. Qu’elles soient par mail, par courrier ou même par téléphone, il vous faudra passer par là. Faisons ensemble un tour d’horizon sur le domaine. Dans cet article, nous vous dévoilons les meilleures actions pour relancer vos clients, en étant efficace tout en gardant vos relations clients.

Aujourd’hui, le logiciel Soan vous propose des relances ainsi que des modèles de relances que vous pouvez personnaliser et automatiser. Vous pouvez choisir la fréquence et le nombre de relances. Ainsi que le contenu de celle-ci ! En plus de planifier vos relances, Soan vous permet également de suivre toutes les étapes d’un devis ou d’une facture jusqu’à l’échéance du règlement. Un logiciel d’entreprise en ligne des plus complets pour gagner du temps dans vos actions et faciliter votre gestion de trésorerie !

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Qu'est-ce qu’une relance client ?

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Lorsque vous effectuez une vente, vous faites rentrer votre futur client dans un processus de paiement. Dans un premier temps, cela commence souvent par la création et l’envoi d’un devis. Une fois que le devis est signé, vous pouvez le transformer en facture (ou procéder à la création de celle-ci) et l’envoyer à votre client. À partir de cela, vous définissez une date d'échéance pour le règlement. Dans le meilleur des cas, votre client vous paie à date ou avant.

Au niveau du paiement, il arrive très régulièrement que vos clients aient des retards. Il y a plusieurs raisons à cela, ils ont peut-être besoin de plus de trésorerie afin de vous régler ou préfèrent retarder le paiement pour une simplicité de comptabilité. Il arrive aussi que les clients aient simplement oublié.

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La relance est une phase en amont et en aval du paiement dans laquelle le client est régulièrement rappelé jusqu’à qu’il règle la facture impayée auprès de votre entreprise.

L’objectif de la relance est relativement simple, vous faire payer dans les temps !

Selon l’organisation des entreprises, la fréquence des relances client varie. Généralement les relances se font une à deux fois, sur une période de trois jours à deux semaines. Tout dépend du montant de la créance du débiteur.

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Un modèle efficace chez Soan

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Chez Soan nous vous proposons un modèle standard pour relancer deux jours avant et un jour après la date d’échéance de la facture. Si après ces modèles les retards persistent, nous vous proposons de nous charger d’un dossier de recouvrement à l’amiable, puis judiciaire si nécessaire.

Aujourd’hui, relancer les impayés est une charge mentale considérable pour les entreprises. Pour autant les relances sont indispensables pour la santé de votre trésorerie. Les retards de paiement de vos factures constituent très rapidement un manque à gagner.

Cela creuse le déficit de trésorerie et peut avoir des conséquences sur la pérennité économique et les ressources de votre entreprise. Les retards de règlement peuvent entraîner de lourdes conséquences, comme ne plus pouvoir payer vos fournisseurs et devoir mettre en pause votre activité.

Pour les TPE et PME le retard de paiement est la principale cause de faillite des entreprises en France soit plus de 60 000 chaque année.

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Des délais qui se rallongent

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Depuis le contexte sanitaire, les entreprises souffrent d’une détérioration drastique des délais de paiement. Pour vous, optimiser vos relances est un enjeu stratégique, car cela vous permettra d’éviter les impayés et donc de récupérer vos liquidités.

Sur le plan comptable, les retards de paiement influent beaucoup sur votre trésorerie, notamment votre besoin en fonds de roulement. C’est pourquoi il est nécessaire d’anticiper les relances et les retards sur le plan comptable. Cela vous permettra de continuer votre activité même avec un décalage de trésorerie.

Le non-paiement des factures peut vous obliger à faire appel à une procédure de recouvrement amiable dans un premier temps ou judiciaire si vous êtes en litige avec votre client. Soan vous permet non seulement d’effectuer vos relances factures, mais vous permet aussi d’établir un dossier de recouvrement. Soan vous propose de prendre en charge tout le processus de recouvrement, une démarche payante uniquement si le montant est bien recouvré. Concrètement, avec Soan, adoptez un portail électronique dans lequel vous retrouvez tous vos échanges clients et fournisseurs, vos contrats et autres pièces dématérialisées.

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Nos tips pour vous simplifier la vie

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Nous sommes conscients qu’aujourd’hui les délais de paiement nécessitent une charge de travail importante pour les entreprises. C’est pourquoi nous avons quelques conseils à vous donner pour vous faire payer à temps :

• Variez vos relances (téléphoniques, lettre de relance…) destinées aux débiteurs ;
• Préservez votre relation-client, relancez vos clients au bon moment, ne harcelez pas vos clients ils ne vous paieront pas plus vite bien au contraire ;
• Cadencez vos relances par rapport au paiement de vos factures ;
• Évitez au maximum les litiges judiciaires avec vos clients, en faisant appel au recouvrement à l’amiable. Cela vous prendra moins de temps et vous garderez une relation client saine.

En tant que créancier (personne physique ou morale qui a des créances), vous devez vous organiser de façon à préserver votre relation-client tout en gardant une trésorerie en bonne santé.

Soan prend en compte tout ce travail de manière simple et sécurisée. Soan vous défait de cette charge mentale. Grâce à notre application, vous gardez une visibilité sur les informations du règlement. Aujourd’hui peu d’entreprises ont accès rapidement à ces informations importantes. Soan vous aide à vous faire payer plus vite tout en préservant votre relation client, car les relances se font au bon moment, qu’attendez-vous ?

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Les relances clients, comment faire ?

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Nous avons une solution faite pour vous

Les relances sont souvent effectuées dans le mauvais timing grâce à Soan, vous relancez au bon moment.

Notre solution vous permet :

• D’envoyer vos relances et de personnaliser celles-ci à vos couleurs (logo, police…) ;
• Automatiser vos relances afin que vous puissiez rester concentré sur vos tâches ;
• Encaissement rapide de votre argent ;
• Le suivi de vos paiements ;
• Le recouvrement de vos créances.

Notre solution vous permet de préserver votre relation commerciale tout en évitant les frictions autour du délai de paiement (retards, des encaissements tardifs, des relances interminables, des contentieux avec vos clients).

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Rendez efficace vos relances simplement !

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Soyez efficace dans votre processus de relance, fini le temps où vous vous noyez sous vos factures !

Sachez que Soan automatise pour vous vos relances et préserve votre relation client.

Pour optimiser un maximum vos relances dans votre processus de facturation, vous devez identifier vos factures terminées, en cours ou réglées. Une fois cette étape effectuée vous avez deux possibilités :

• Soit faire de la relance téléphonique qui reste chronophage, mais qui apporte une relation de confiance avec votre client ;
• Soit faire des relances mails, mais vous devez respecter une rigueur, car cela peut provoquer des doublons ou des erreurs d’envoi. Le côté pratique, c'est que vous pouvez accéder à l’accusé de réception du mail pour la gestion du poste client.

Vous devez choisir la solution la plus adaptée à votre type de clientèle.

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Des échéances longue durée

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Au bout de 60 jours après l’échéance de la facture, après avoir tenté plusieurs relances sans succès, plusieurs outils s’offrent à vous :

• 1re option : la mise en demeure. Si vous voulez garder une efficacité vous devez avertir les mauvais payeurs que vous vous dirigez vers une procédure judiciaire d’injonction de payer. En effet, il vous suffit de lui envoyer une lettre de mise en demeure par courrier.
• 2ᵉ option : le référé provision est une procédure rapide permettant d’obtenir une avance sur une somme qui vous est due.
• 3ᵉ option : procédure de recouvrement judiciaire ou à l’amiable avec un Huissier de justice chargé de recouvrement. Pour vos factures impayées aux montants importants, vous pouvez contacter un cabinet de recouvrement ou d’avocat, ils prendront en charge l’ensemble des procédures judiciaires.

Le mieux est toujours d’éviter ces outils et de mettre en place des relances très efficaces. Car comme vous l’avez compris ces procédures prennent beaucoup de temps !

Vous avez la possibilité avec le logiciel Soan de vous séparer de cette charge mentale, pour vous concentrer sur votre vrai métier.

Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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