Soan vous explique la notion d'extourne sur frais

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Lorsque l’on est entrepreneur, l’un des sujets les plus compliqués à aborder quand on n'a pas suivi de formation spécifique est la compta. Par rapport à des disciplines comme la vente ou le marketing, elle est souvent boudée.
Pourtant, par nature, le traitement de la comptabilité et des pièces comptables d’une entreprise sont essentielles et ont des ramifications profondes sur sa bonne gestion financière (la manière dont elle déclare ses bénéfices, collecte la TVA, etc. toute touche de près ou de loin à des notions de comptabilité).

Aujourd’hui, nous vous aidons donc à mieux comprendre l’un de ces concepts comptables importants, mais un peu hermétique pour un non-initié : l’extourne.

Les extournes ou contre-passation en comptabilité, concernent toutes les entreprises tenues d’établir une comptabilité d’engagement de type “créances-dettes”. En revanche, elles ne s’appliquent pas à toutes les opérations, mais qu’à certaines écritures comptables.

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Qu’est-ce qu’une extourne ou une contre-passation ?

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Une extourne désigne en comptabilité, une méthode consistant à modifier un mouvement comptable en enregistrant une écriture du même montant, mais en sens inverse, c’est-à-dire en utilisant les colonnes opposées. Les comptes initialement débités se retrouvent crédités et inversement. Les montants ajoutés s’annulent donc. C’est une astuce de compta qui peut être utilisée pour les lettrages comptables.

Une extourne ou contre-passation est une opération de régularisation, lors de la comptabilisation des écritures comptables, elle permet d’effacer une opération comptable.

Elle est généralement utilisée lors du passage d’un exercice comptable à un autre.

C’est l’une des conséquences des principes comptables et plus particulièrement du principe de séparation des exercices appliqué dans le droit comptable français.

En pratique, si une première écriture comptable enregistre un produit, alors l’extourne annulera cette écriture grâce à une nouvelle. Les comptes qui ont été initialement crédités sont alors débités et inversement. L’ancienne écriture ne sera alors pas supprimée, mais annulée, afin de garder l’historique des différentes écritures comptables.

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Qui est concerné ?

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Les extournes ne s’appliquent qu’à certaines entreprises en fonction de la nature de leur activité.
Elles ne doivent pas être effectuées dans les entreprises relevant des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) qui n’ont pas opté pour la comptabilité d’engagement. En effet, elles établissent leur comptabilité selon les règles de comptabilité de trésorerie.

Les BNC sont une catégorie d’impôt sur le revenu, applicable aux personnes qui exercent une activité professionnelle non commerciale, à titre individuel ou comme associés.

Le code général des impôts retient deux types de bénéfices non commerciaux : Les BNC professionnels et non professionnels.

En revanche, les autres entreprises utilisent les extournes dans la plupart du temps et notamment les sociétés commerciales (SA, SAS, SASU, EURL, SARL) et des entreprises individuelles relevant des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC).

Les BIC sont une composante du revenu global soumis à l’impôt sur le revenu. Cette catégorie englobe les bénéfices réalisés par les personnes physiques qui exercent une profession commerciale, industrielle ou artisanale.

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Les écritures comptables à extourner en comptabilité

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Les écritures comptables qui peuvent faire l’objet d’une extourne selon le droit français sont celles qui concernent l’exercice clôturé et le nouvel exercice ouvert. Ce sont quasiment des écritures d’inventaire, c’est-à-dire des écritures de régularisation comptabilisées à la clôture de l’exercice comptable.

Il s’agit principalement des :

• Charges constatées d’avance ou les CCA (compte 486) ;
• Produits constatés d’avance ou les PCA (compte 487) ;
• Factures non parvenues ou les FNP (comptes 4 081, 4 084 et 4 088) ;
• Factures à établir ou les FAE (comptes 4 181 et 4 188) ;
• Charges à payer ou CAP (comptes 1 688, 5 181, 5 198, 4 282, 4 284, 4 286, 4 382, 4 382, 4 386, 4 482, 4 486, 4 686) ;
• Produits à recevoir ou PAR (comptes 2 768, 5 088, 5 188, 4 287, 4 387, 4 487, 4 687).

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La gestion des extournes de frais

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La gestion des extournes en comptabilité nécessite un suivi rigoureux et exhaustif des écritures comptables. Pour cela, une bonne organisation administrative est nécessaire.

Nous vous conseillons de créer un journal comptable spécialement dédié à l’enregistrement comptable des écritures faisant l’objet d’extourne. Et le nommer “journal d’extournes”.

À l’ouverture comptable suivant, il vous suffira

• D’éditer la page de ce journal ;
• D’extourner l’ensemble des écritures en comptabilité sur l’exercice suivant.

Cette méthode permet d’atténuer le risque d’erreur et notamment l’extourne des écritures comptables qui n’auraient pas dû l’être ou omis en rassemblant les extournes d’une année sur une page

Des logiciels comptables proposent la fonction d’extourne automatique sur une sélection préalable d’écritures. Cela permet donc de limiter le risque d’erreur, par exemple extourner dans le mauvais sens.
De plus, ces solutions en ligne permettent de faciliter le traitement comptable de ce type d’opérations en fournissant un rapport des extournes effectuées, en facilitant une recherche sur une date antérieure, etc. Grâce à un logiciel online de ce type, il devient plus facile de retrouver une pièce particulière ou d’effectuer une vérification sur un libellé.

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Quand doit-on extourner ?

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Elles sont enregistrées en comptabilité au jour d’ouverture du nouvel exercice comptable.

Si une entreprise clôture ses comptes au 31 décembre, l’extourne sera passée au 1ᵉʳ janvier de l’exercice suivant.

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Les avantages d’une extourne

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Le but d’une extourne est généralement d’annuler une écriture précédente. Les extournes permettent d’affecter à chaque exercice ses propres charges et produits. Et ainsi, respecter le principe comptable d’indépendance des exercices. Selon le droit français, une entreprise doit produire des comptes annuels chaque année (chaque 12 mois) sauf exception.

Elles sont rattachées à l’exercice qui supportera réellement la charge ou le produit.

Pour comptabiliser une extourne, il faut débuter de l’écriture initiale et conserver les montants et les comptes. Ensuite, il suffit d’inverser les sens.

Ok jusque-là c’était de la compta assez théorique. Illustrons maintenant l’extourne avec un exemple.

Prenons le cas concret de la comptabilisation d’une facture :

Une entreprise relevant des bénéfices industriels et commerciaux, soumise à l’impôt sur les sociétés, a contracté un abonnement d’un an chez Soan, une solution de gestion financière online tout-en-un. D’après le montant de la facture qui est de 948 € HT, l’abonnement s’étend du 01/09/2021 au 31/08/2022.

L’entreprise clôture ses comptes au 31 décembre 2021. L’écriture suivante est donc passée dans les opérations d’inventaire et vise à annuler sur l’année en cours la quote-part de la charge qui doit être imputée à l’année 2022.

Au 31 décembre 2021, en vertu du principe de séparation des exercices, elle doit comptabiliser une charge constatée d’avance, qui est :

Compte 486 : 632 € au débit (948 × 9/12).

Compte 6 281 : 632 € au crédit.

Après avoir clôturé son année comptable en 2021 et ouvert celui de 2022, elle va devoir comptabiliser au 1er janvier 2022 l’extourne en ajoutant les provisions suivantes :

Compte 6 281 : 632 € au débit.

Compte 486 : 632 € au crédit.

Le cas constaté ci-dessus traite des charges. Les écritures d’extournes s’appliquent aussi bien aux produits et charges.

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Pour conclure

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Les extournes ou contre-passation doivent faire l’objet d’une attention particulière.

Elles ne concernent quasiment qu’une sélection limitée d’écritures (les écritures d’inventaire) et consistent à modifier une opération comptable, il suffit pour cela d’enregistrer les écritures comptables à l’envers de l’opération initiale.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

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