Obtenez gain de cause avec les lettres de relance pour facture impayée

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Un de vos clients ne respecte pas les délais de paiement de sa facture ? Vous l’avez relancé plusieurs fois par mails et vous souhaitez passer à l’étape supérieure ? La lettre de relance peut solutionner votre problème. Elle peut vous permettre d’obtenir gain de cause et d’éviter une procédure judiciaire, à condition qu’elle soit bien faite. Pour vous aider à rédiger convenablement votre lettre de relance pour facture impayée, découvrez tous nos conseils et bonnes pratiques.  

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Que doit contenir une lettre de relance pour facture impayée ? 

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Lorsqu'une facture reste impayée malgré les délais convenus, l'envoi d'une lettre de relance peut alors accélérer le processus de paiement. Mais ce n’est pas tout ! Voici une liste d’avantages que permet la lettre de relance en cas de facture impayée. 

1. Rappeler l'obligation de paiement : la lettre de relance vise à rappeler au destinataire, de manière formelle, qu'il a une dette envers votre entreprise. Elle permet de mettre en évidence l'existence d'un engagement contractuel et de rappeler les termes de la facture impayée.
2. Encourager le règlement amiable : la lettre de relance est une tentative amicale de résoudre le différend de manière informelle, sans avoir à recourir à des mesures plus drastiques comme une injonction par exemple. Elle vise à inciter le destinataire à régler la dette volontairement, en lui rappelant les conséquences possibles d'une non-résolution du litige.
3. Maintenir la relation client : la lettre de relance est rédigée de manière courtoise et professionnelle, dans le but de préserver la relation commerciale avec le client. Elle démontre votre volonté de résoudre le problème de manière collaborative, sans porter atteinte à la confiance mutuelle établie.
4. Activer une réponse ou un paiement : en envoyant une lettre de relance, vous cherchez à obtenir une réponse de la part du client débiteur. Que ce soit pour discuter du problème de paiement, justifier le retard ou procéder au règlement, l'objectif est de déclencher une réaction concrète et de faire avancer la situation en obtenant une date de paiement. 
5. Préparer le terrain pour d'autres actions : si la lettre de relance ne parvient pas à résoudre le différend et à récupérer le paiement, elle peut également servir de preuve ultérieure de votre volonté de résoudre le différend à l'amiable avant d'envisager des mesures légales ou de recourir à des agences de recouvrement.

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Notre modèle de lettre de relance pour facture impayée 

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Cher(e) [Nom du destinataire],

Nous vous contactons au sujet de la facture numéro [Numéro de facture], datée du [Date de facture], d'un montant de [Montant de la facture], incluant les pénalités de retard établies conformément à nos conditions générales de vente.

Nous constatons que la date d'échéance fixée pour le règlement de cette facture, initialement prévue le [Date d'échéance], est désormais dépassée. À cet effet, nous vous prions de bien vouloir régler cette dette dans les meilleurs délais.

Nous vous rappelons que le paiement de cette facture est essentiel pour maintenir une relation commerciale saine et équilibrée entre nos deux entreprises. Votre prompte action pour régler cette situation est vivement appréciée.

Nous souhaitons vous informer qu'en cas de non-paiement, des démarches judiciaires pourraient être envisagées, conformément à la législation en vigueur. Cependant, notre souhait est de résoudre ce différend de manière amiable et d'éviter de recourir à de telles mesures.

Pour votre commodité, nous avons joint une copie de la facture impayée à cette lettre. Veuillez vérifier les détails et procéder au règlement à l'aide des informations de paiement indiquées ci-dessous :

[Indiquer les options de paiement et les détails pertinents, tels que le numéro de compte bancaire, l'adresse pour l'envoi du chèque, etc.]

Nous vous prions de bien vouloir prendre les mesures nécessaires pour régler cette dette dans les meilleurs délais. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette facture ou si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter.

Nous espérons que cette situation pourra être résolue rapidement et amicalement. Nous restons à votre disposition pour discuter de tout arrangement de paiement ou de toute autre solution éventuelle.

Nous vous remercions de votre attention et comptons sur votre coopération.

Cordialement,

[Votre nom]
[Votre entreprise]

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Veuillez noter que cette reformulation prend en compte les éléments mentionnés et évite les menaces directes, en se concentrant plutôt sur les conséquences judiciaires possibles en cas de non-paiement.

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Quand faut-il envoyer une lettre de relance pour facture impayée ? 

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Savoir quand envoyer une lettre de relance pour une facture impayée est crucial afin d'optimiser vos chances de recouvrer le paiement. Voici quelques indications sur le bon moment pour envoyer cette lettre :

1. Attendez quelques jours après la date d'échéance convenue avant d'envoyer une lettre de relance. Cela accorde au client un court délai supplémentaire pour effectuer le paiement.
2. Tenez compte des politiques internes de votre entreprise concernant les relances et les délais de paiement. Suivez ces directives pour déterminer le moment adéquat pour envoyer la lettre de relance, en respectant les délais prédéfinis ou les étapes spécifiques.
3. Si vous avez déjà effectué des relances informelles par téléphone ou par e-mail et que le client n'a toujours pas réglé la facture, il est temps d'envoyer une lettre de relance formelle. Cela démontre que vous avez progressivement cherché à résoudre le différend. Sachez toutefois que des outils d’aide à la relance existent. Pour optimiser votre suivi du paiement de vos factures, un CRM peut vous simplifier l’exercice.
4. Avant de prendre des mesures plus contraignantes, l'envoi d'une lettre de relance est une étape préliminaire. Elle prévient le client que des actions légales ou le recours à des agences de recouvrement pourraient être envisagés. Envoyez donc cette lettre avant de passer à des mesures plus coercitives pour récupérer le paiement.
5. Tenez compte de la relation commerciale que vous entretenez avec le client. Si vous avez une relation de longue date ou une relation stratégique, il peut être judicieux d'accorder un délai supplémentaire avant d'envoyer la lettre de relance, afin de préserver cette relation.

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