On vous explique sur la gestion de l'encours client

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Pour qu’une entreprise fonctionne, elle doit connaître l’état de ses encaissements et décaissements. Afin d’évaluer la santé de la trésorerie de l’entreprise, on calcule l’encours client. Cet indice permet de mieux appréhender le fonctionnement de leurs clients et ainsi d’estimer le besoin en fonds de roulement.

À l’heure où vos clients ont leurs moyens de paiement et leurs délais de paiement, il est primordial pour vous de savoir à qui vous avez facturé un produit ou un service. Et surtout, de connaître le montant qui va vous être payé.

Dans cet article, nous décortiquons ensemble la notion d’encours client ; ce qu’il représente, comment et pourquoi le calculer et surtout, comment le gérer ?

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Qu’est-ce que l’encours client ?

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L’encours client désigne toutes les factures éditées, mais non réglées d’une entreprise. Ce sont ses créances impayées. L’encours client est lié au DSO (Days Sales Outstanding) d’une entreprise. Le DSO est le nombre réel de jours de délai moyen de paiement des clients.

En d’autres termes, l’encours client sert à chiffrer l’argent de votre entreprise que vos clients vous doivent. Parmi ces factures, on retrouve différents types de factures :

• Les factures à émettre : les entreprises clientes n’ont pas encore reçues les factures.
• Les factures non échues : le créancier a vendu son bien ou sa prestation à crédit au débiteur qui n’a donc pas payé tout de suite. Le client doit désormais régler la facture avant l’échéance fixée. Il s’agit d’un règlement en cours.
• Et les factures échues : l’échéance est dépassée sans avoir reçu de règlement, ce qui place ces factures dans la catégorie des retards de paiement. Une relance va être nécessaire pour rappeler les obligations conclues lors du contrat. Si cette relance ne suffit pas, il faudra alors se tourner vers des solutions d’affacturage pour en obtenir le paiement.

On nomme donc “encours client” toutes les rentrées d’argent qu’une entreprise devrait recevoir, mais n’a pas encore suite à des prestations à crédit. À l’inverse, l’encours fournisseur désigne toutes les dettes qu’une entreprise a envers ses fournisseurs créanciers.

Lorsque l’on rédige un bilan comptable, l’encours client figure dans l’actif circulant et l’encours fournisseur dans le passif.

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Comment le calculer ?

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Derrière cette notion de gestion financière plutôt floue, se cache un calcul très simple. Il suffit d’additionner les montants des factures non émises, échues et non échues. Ensuite, à ce résultat, vous enlevez les possibles avances ou acomptes déjà réglés.

On a donc :

Encours client = Factures à émettre + Factures échues + Factures non échues – Acomptes ou avances

Cette formule vous donne votre encours client à un instant donné. Ce n’est pas le plus pertinent lorsque l’on souhaite faire une analyse financière et établir des conclusions. Pour cela, vous aurez besoin de votre moyenne d’encours client. Un terme qui se calcule comme suit :

On détermine une période T.

On divise le chiffre d’affaires de la période T par le nombre de jours de cette période puis on multiplie le tout par le délai moyen de paiement des clients.

Pour être plus clair, prenons un exemple :

Vous êtes une entreprise dans le BTP, vous avez effectué 3 M € de chiffres d’affaires sur 1 an (votre période T). Vos clients vous règlent en moyenne sous 60 jours.

Encours clients moyen : (3 000 000/365)*60 = 493 150 €

L’encours client moyen de cette entreprise est donc de 493 150€. Cela signifie que cette entreprise aux ressources stables pour produire son produit ou service sans avoir besoin d’un encaissement immédiat. Son cash-flow est donc proportionnel à ses besoins et lui permet d’être pérenne.

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Comment l’utiliser ?

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L’encours client est un indicateur très utilisé en comptabilité. On le détermine dans plusieurs cas :

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Pour identifier des impayés et les retards de paiement

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Même si l’encours comprend les factures émises et non échues, il peut vous donner une idée du montant en ce qui concerne vos factures échues et non réglées. Grâce à ça, vous pourrez identifier certains de vos clients qui ont une dette à court ou long terme. Ensuite, vous pouvez choisir d’entamer une procédure de recouvrement de créances et ainsi obtenir vos dues.
Évidemment ce choix n’est pas anodin et dépend de différents facteurs (état de la relation commerciale, montant des impayés, date d’échéance de la facture, besoin de financement, etc.).
Si vous souhaitez en savoir plus en cas de non-paiement, nous avons rédigé un article sur le recouvrement des factures impayées.

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Lors d’une digitalisation de trésorerie

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Si vous êtes en plein processus de digitalisation de votre comptabilité, connaître votre encours client et votre encours fournisseurs est essentiel afin de rentrer les bonnes informations dans votre outil de gestion. En effet, si vous ne le faites pas, vous pouvez avoir des surprises lors de votre bilan fonctionnel. Car vous aurez marqué certaines factures comme payées qui ne le sont peut-être pas.
Et plus généralement, dans toutes les discussions sur les finances de votre entreprise (par exemple avec votre expert-comptable), connaître votre encours sera utile.

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Pour améliorer sa trésorerie

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L’encours client est le résultat d’un décalage de trésorerie entre la vente et l’encaissement. Il peut arriver un moment où vous avez besoin de dégager de la trésorerie pour financer les besoins d’un projet ou parce que votre besoin en fonds de roulement a augmenté. Grâce à l’encours, vous pourrez entamer des relances, identifier rapidement les délais de règlement dépassés et ainsi les réduire pour avoir une trésorerie plus saine et encaisser plus rapidement les paiements échus.

L’encours va aussi vous permettre de prendre des décisions stratégiques sur votre financement.
Par exemple en fonction de la place d’un contrat dans votre encours (par exemple si un gros client vous doit beaucoup) et de votre besoin urgent de financement, vous pourrez décider si la meilleure solution est d’envoyer une relance à ce client pour tenter d’obtenir le règlement des paiements en cours ou si vous avez plutôt intérêts à chercher des crédits ou passer par un contrat d’affacturage (ou factoring) de manière à obtenir rapidement une injection de trésorerie.

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Quel est le risque d’avoir un encours client important ?

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En théorie, avoir un encours client important est une bonne chose. Cela prouve que votre entreprise est capable de produire et de vendre sans avoir besoin de fonds de trésorerie importants. Cela signifie aussi que vous allez bientôt toucher les créances de vos clients. Cependant, si ces provisions ne sont pas dans votre comptabilité, alors il y a un risque que vous ne les touchiez jamais, c’est le risque-client.

Le risque-client, notion qui va de pair avec l’encours, mesure l’insolvabilité de vos clients. Avec les événements récents comme la crise sanitaire, une entreprise solvable en 2019 peut être en grande difficulté financière aujourd’hui. Cela peut vouloir dire que votre entreprise ne sera pas la première à être payée. Votre client commencera certainement par ses dettes fiscales et sociales en cours (ses crédits, ses charges salariales, etc.) puis ensuite vous réglera. D’où l’importance d’établir des conditions de paiement claires et un délai de règlement fixe avec les entreprises clientes.

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Pour conclure  

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L’encours client est une notion comptable à ne pas négliger.
En effet, en fonction de la situation financière de votre entreprise et de ses besoins de trésorerie, l’encours client sera un indicateur à suivre, car ce calcul vous indique la situation de vos ressources financières.

Il permet d’avoir une vision claire sur les éventuels décalages et retards de paiement, les échéances des différents paiements en cours de règlement, etc. Ces informations sont essentielles pour préserver la trésorerie d’une entreprise, car elles vous permettent d’agir de manière informée. Grâce notamment à cet indicateur, vous pourrez anticiper les problèmes et trouver une solution en cas de problèmes de trésorerie à venir (augmenter les relances, chercher un crédit, passer par de l’affacturage, etc.).

Il s’agit donc d’un indicateur fondamental pour toutes les entreprises et sa place dans vos analyses financières est primordiale !

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

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