Factur-X, de quoi parle-t-on concrètement ?
La dématérialisation des factures va bientôt devenir une obligation pour toutes les entreprises en France. Pour accompagner ce changement, une nouvelle norme européenne de facture électronique a été mise en place : les formats Factur-X. C’est un format mixte visant à accélérer et automatiser l’envoi et le traitement des factures. Alors, comment reconnaître une Factur-X et quel logiciel utiliser pour générer des factures conformes Factur-X ? Découvrez notre guide complet sur ce nouveau format de facture !
Factur-X : Qu'est-ce que c'est et comment ça fonctionne ?
Factur-X : Un regroupement des meilleurs éléments
La Factur-X est un standard de facture électronique qui se veut à la fois visible par l’humain (format PDF/A3) et lisible par la machine (format XML). C’est ce qu’on appelle une facture mixte ou hybride. Ce format est issu d’une implémentation de la Norme Sémantique Européenne EN 16931, norme commune entre la France et l’Allemagne.
Toutes les factures doivent ainsi comporter les informations demandées par cette norme et suivre une structure contenant plus de 165 champs de données, avec des règles et calculs spécifiques. La Factur-X regroupe donc le meilleur des deux mondes : la lisibilité par un humain et la capacité d’automatisation par un ordinateur.
Comprendre les profils de données Factur-X
Toutes les entreprises n’ayant pas les mêmes besoins en termes de volume et de structure pour leur facturation, il existe 5 profils de données XML dans le standard Factur-X pour couvrir tous les besoins métiers :
- Le profil MINIMUM : données obligatoires de facturation, SIRET/SIREN du vendeur et de l’acheteur, n° de TVA, devise, montants HT, TVA, TC, net à payer.
- Le profil BASIC Without Line : profil MINIMUM avec des données de facturation facultatives comme les références de livraison, les coordonnées du fournisseur, le mode de paiement, la référence bancaire, etc.
- Le profil BASIC : profil BASIC WL avec le détail des lignes de facture.
- Le profil EN 16931 ou COMFORT : profil BASIC avec des mentions supplémentaires pour intégrer toutes les règles métiers de la facturation interentreprises et la réglementation fiscale européenne.
- Le profil EXTENDED : profil COMFORT avec une possibilité de données supplémentaires afin de répondre à des besoins spécifiques.
Les avantages de l'utilisation du format Factur-X
La dématérialisation des factures sous format Factur-X est simple et peu coûteuse à mettre en œuvre. La plupart des logiciels de factures électroniques l’intègrent d’ailleurs déjà dans leurs services. Que les clients traitent leurs factures manuellement ou en transmission électronique (EDI ou Chorus Pro), les entreprises envoient le même fichier. Résultat : une simplification considérable de la production et de la gestion des factures !
Le format Factur-X est facilement lisible et accessible par les systèmes d’information, ce qui permet d’automatiser l’enregistrement comptable et le reporting des données de transaction, par exemple avec l’auto-remplissage des déclarations de TVA.
Comment créer une facture au format Factur-X ?
Comment faire une Factur-X ? Ce type de facture doit être sous format PDF/A-3 pour inclure l’image de la facture (sous forme de PDF) et contenir les données structurées de la facture (fichier XML). Il n’est donc pas possible de la créer manuellement.
La bonne nouvelle, c’est que le traitement de ce nouveau format de facturation est déjà pris en charge par les éditeurs de logiciels de facture en ligne. Ainsi, il vous suffit de vous rendre sur votre plateforme de dématérialisation de factures pour créer une Factur-X en suivant un modèle pré-établi.
Ces logiciels se chargeront également d’extraire les données des factures clients pour les transmettre à l’administration fiscale : un véritable gain de temps pour vous puisque vous allez pouvoir automatiser de nombreuses tâches chronophages !
La Factur-X deviendra-t-elle obligatoire en 2024 ?
Dans le cadre du déploiement de la réforme 2024/2026 sur la généralisation de la facturation électronique en France, il deviendra obligatoire de procéder à une facturation dématérialisée pour les entreprises.
À quelle date est-ce que la norme Factur-X sera obligatoire ? La généralisation de la facture électronique devrait se faire progressivement :
- 1er juillet 2024 : facture dématérialisée obligatoire en réception pour toutes les entreprises assujetties et facture électronique obligatoire à transmettre pour les grandes entreprises.
- 1er janvier 2025 : obligation étendue aux entreprises de taille intermédiaire.
- 1er janvier 2026 : obligation étendue aux petites et moyennes entreprises, ainsi qu’aux micro-entreprises.
Factur-X : Préparez-vous pour la transition à la facturation électronique obligatoire
Le passage à la facturation électronique obligatoire va considérablement impacter le paysage entrepreneurial, économique et fiscal. Les plateformes de dématérialisation vont avoir un rôle central à jouer dans la mise en place de ce nouveau dispositif de Factur-X.
Avant de couvrir leurs besoins et de répondre à leurs obligations, les entreprises vont devoir choisir une plateforme de dématérialisation partenaire pour prendre en charge la création, la gestion et la transmission de leurs factures au format Factur-X
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