Tout savoir sur la préparation de la clôture comptable

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Votre exercice comptable est une période fiscale regroupant l’ensemble de vos mouvements financiers sur l’année.

Quand on parle d’année, cela peut être une période calendaire ou vous êtes libre de changer cette date. Selon les secteurs d’activités, une société peut clôturer son exercice en fin de trimestre par exemple.

À savoir : Une formation peut être pertinente afin de choisir au mieux sa date de clôture. Que ce soit pour l’élaboration des documents comptables, la gestion des opérations financières ou encore la production des écritures comptables. Il faut être précis dans ce processus, chaque ligne comptable, toutes les dépenses et entrées d’argent doivent être renseignées.

En fin d’exercice comptable, la production des documents annuels est obligatoire. Un logiciel peut vous aider afin de respecter la procédure et d’assurer un respect de toutes les étapes de clôture.

Important : Le statut social de la société est également important, ce dernier peut permettre d’avoir une plus grande flexibilité dans le choix de la date de clôture comptable. Vous pouvez vous référer aux articles de loi. N’oubliez pas de consulter le site de l’assemblée pour avoir toutes les informations.

Le moment approche. C’est la fin de votre exercice comptable et vous devez donc le clôturer. Mais ce n’est pas chose facile. En effet, si vous n’êtes pas très bien préparé, cela vous prendra énormément de temps et surtout une dose de stress supplémentaire.

Mais en suivant cet article, vous aurez toutes les astuces et informations afin de préparer au mieux votre clôture comptable.

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Améliorer le processus de récupération et de traitement des factures

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Automatisez l’envoi de vos factures

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Un coût par facture élevé. Un temps de traitement long. Un risque d’erreur de saisie élevé. Aucun contrôle et aucune visibilité sur le statut des envois. Un archivage coûteux et fastidieux.

La gestion manuelle de la facturation comporte de nombreux inconvénients.

Une solution d’automatisation permet la diffusion de toutes vos factures pour un envoi et un paiement plus rapide. Tout en respectant les préférences d’envoi, ce qui permet d’améliorer la relation client. Vous supprimez également les erreurs liées au traitement manuel, réduisez vos coûts et le nombre de litiges, obtenez une visibilité totale sur le statut des envois grâce à un tableau de bord intuitif.

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Facilitez le paiement

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Après avoir envoyé la facture, il faut se faire payer.

Chez Soan, vous avez notamment la possibilité d’envoyer directement le lien de paiement par mail à votre client afin de faciliter le paiement. Vous et vos clients ont accès à notre plateforme 7j/7 et 24h/24 afin de visualiser une facture, effectuer un paiement, ou tout simplement suivre l’avancée de ses différents dossiers avec ses clients. Le tout sur une seule et même plateforme.

Une solution de digitalisation des factures avec une solution de paiement intégrée telle que Soan vous permet d’avoir 100 % de visibilité sur le statut de paiement. Notre solution allie sécurité, rapidité et traçabilité et cela convient aux entreprises de tous les secteurs d’activité.

Vous pourrez réduire vos délais de paiement et de réconcilier plus sereinement vos encaissements.

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Optimisez le processus de recouvrement

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L’objectif étant de se faire payer le plus rapidement possible ou du moins d’encaisser au plus près de l’échéance.

Il est important de connaître quelques petites pratiques à appliquer afin d’optimiser ce processus :

• Anticipez les pré-relances : Dans le processus, il faut intégrer dès le début des phases de pré-relances. Votre client sera au courant qu’il arrive au terme de l’échéance. Elles peuvent être programmées 2, 5 et 10 jours avant la date d’échéance, mais elles restent nécessaires.
• Adapter les relances : Il est nécessaire d’adapter les séquences de relance au cas par cas, que ce soit en fonction de l’activité, de la relation établie ou du montant de la facture. Cela permet d’établir un calendrier de relances afin de rien oublier et donc être sûr d’être payé par tout le monde.
• Centralisez les informations clients : Une solution complète permet de rassembler toutes les données clients, les factures, les historiques de relances sur une seule et même plateforme. Vous pourrez inviter vos collaborateurs à rejoindre le dossier afin de pouvoir échanger directement tous ensemble au même endroit.

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Offrez une vision globale à vos clients

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Dorénavant, les clients souhaitent un processus le plus simple et intuitif possible. L’objectif étant de réduire le temps dédié à la gestion de la facturation pour se concentrer sur leur activité.

Chez Soan, nous avons construit une plateforme complète afin de gérer tout ce procédé. Vous pourrez gérer vos paiements, vous faire payer par vos fournisseurs, établir des relances automatiques. Un accès à un tableau de bord collaboratif vous permettra de suivre en temps réel vos encaissements et décaissements.

Nous souhaitons faciliter le quotidien des professionnels en leur proposant toutes les fonctionnalités afin de ne plus connaître de retards de paiement ou d’erreurs.

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Mettre en place des prévisions de trésorerie

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Pour toutes les entreprises, l’objectif d’avoir une trésorerie saine est indispensable afin de suivre son activité. Il faut nécessairement la prévoir pour anticiper les potentielles pertes. Grâce à cela vous pourrez adapter votre stratégie en fonction de vos indicateurs.

La forme traditionnelle et la plus répandue reste le tableau de trésorerie prévisionnel. Il permet de suivre les encaissements et décaissements prévisionnels. Vous pourrez donc visualiser les fonds disponibles tout en surveillant votre équilibre financier.

Il faut rappeler également qu’en établissant un tableau de prévision, vous facilitez votre clôture annuelle. En effet, il vous aidera à construire votre bilan et votre compte de résultat. Ce détail n’est pas à négliger.

Vous n'êtes pas encore convaincu de son utilité ? Voici les deux principales raisons qui vous pousseront à prévoir votre trésorerie.

• Cela vous permettra d’être plus agile en cas de difficultés. En cas d’imprévus, vous pourrez plus facilement réagir et votre marge de main d’œuvre sera bien plus importante. De plus, les entreprises ont dû s’adapter face aux différentes situations inattendues, que ce soit une crise économique, un confinement ou même de nouveaux comportements clients.
• Cela vous permettra d’estimer votre capacité d’investissement. Si vous souhaitez lancer de nouveaux projets, réaliser un recrutement, il est primordial de savoir si c’est financièrement possible. Vous pourrez également rassurer vos investisseurs et autres partenaires

Après avoir été convaincu de la pertinence du tableau prévisionnel de trésorerie, il faut maintenant le construire.

Et pour cela, il existe deux grandes méthodes :

• L’approche directe qui est privilégiée dans les prévisions à court terme (entre un et six mois) ;
• L’approche indirecte correspond aux prévisions à long terme (prévisions jusqu’à trois ans échelonnées par trimestre ou par année).

Une fois votre approche choisie, vous allez pouvoir définir vos encaissements et décaissements.

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Les encaissements

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Ils diffèrent en fonction du secteur d’activité et des projets de l’entreprise, mais vous y retrouverez :

• Les prêts et autres financements (apport personnel, levée de fonds, emprunts bancaires…) ;
• Un éventuel crédit de TVA ;
• Les aides et diverses subventions ;
• La facturation clients.

La définition de vos encaissements peut être facilitée grâce à des logiciels de compta dédiés. En effet, toutes les opérations doivent être comptabilisées pour être sûr de ne rien oublier.
En effet, des décalages de trésorerie peuvent être très problématiques. C’est un enjeu fiscal majeur pour toute entreprise, en cas de mauvaise déclaration financière. Cela peut avoir des répercussions sur sa trésorerie et donc sur ses possibilités de développement.

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Les décaissements

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Ils peuvent rassembler beaucoup de critères comme :

• Rémunérations (salaires, indemnisation…) ;
• Dépenses liées aux locaux ;
• Dépenses communication et marketing ;
• Prestataires de services ;
• Abonnements ;
• Charges sociales et patronales.

C’est un travail au quotidien qui doit être réalisé afin de préparer au mieux la clôture des comptes. Un livre ou un journal retraçant toutes les dépenses est essentiel. Mais il existe une solution plus moderne, c’est d’utiliser des logiciels de compta spécialisé. Ces derniers permettent de suivre l’avancée des dépenses au cours de l’exercice avec une vision à chaque instant de votre solde.
Une formation sera nécessaire afin d’utiliser au mieux ces logiciels, mais ils vous apporteront un gain de temps et de productivité non négligeable.

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Les astuces pour améliorer sa clôture

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La date de clôture annuelle reste stressante pour de nombreuses entreprises, mais il faut faire en sorte que cette clôture soit un non-événement.

On s’explique

Le plus important, c’est l’anticipation.

Il est possible de réaliser un pré-closing qui permet de se mettre en position de clôture réelle, mais un mois avant la date de l’échéance. Grâce à cela, vous aurez une vision et un pilotage général sur les activités.

La charge de travail sera alors répartie dans le temps et vous pourrez palier aux éventuelles incohérences comptables. Il n’y aura plus d’urgences, seulement de la sérénité pour les équipes.

Imaginez, vous arrivez à la fin de votre clôture, il vous reste 2 jours avant l’échéance et là… vous vous apercevez qu’il vous manque le reçu d’une facture datant de février.

Il est peut-être préférable de faire un point en amont sur l’existant. Vous pouvez recenser tous vos décaissements et retrouver les factures correspondantes.

Idéalement, la récupération des factures en attente doit se faire au mois le mois. Plus vous attendez pour rechercher des justificatifs, plus ils seront nombreux et plus difficile ce sera de les récupérer … notre conseil, pas de procrastination !

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L’état des lieux du stock

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Vous pourrez également faire un premier état des lieux de votre stock. Il joue un rôle clé dans votre bilan et vous serez en capacité d’établir la valeur de votre stock.

Là encore, deux choix s’offrent à vous :

• Si vous souhaitez minimiser votre résultat : il faudra alors constituer des provisions pour dépréciation de marchandises ou les produits non vendus.
• Si vous souhaitez maximiser votre résultat : cela consiste à inventorier l’intégralité de vos actifs.

Il vous restera plus qu’à compléter votre inventaire lors de la clôture finale des comptes. Anticiper cette étape est cruciale et vous fera gagner beaucoup de temps et du stress en moins.

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Un planning de clôture

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L’instauration d’un planning de clôture, communiqué au sein de l’entreprise permettra à tout le monde de connaître l’avancée de la clôture. Il consiste à synthétiser les tâches à réaliser par domaine (comptabilité, reporting, immobilisations…). Le planning rassemble également toutes les informations en lien avec vos clients et fournisseurs.

Dernière astuce et pas des moindres, grâce à Soan, vous pouvez désormais réaliser votre pré-comptabilité.

L’objectif étant de faciliter la vie de votre expert-comptable. Concrètement, cela se traduit par le fait d’inviter votre comptable sur la plateforme afin de pouvoir collaborer simplement depuis l’espace partagé.

Vous pourrez facilement faire :

• La génération automatique de l’écriture comptable ;
• Faciliter le rapprochement bancaire grâce à la pré saisie des classes comptables et des suivis de paiements ;
• Exporter vos données au format FEC.

Grâce à cette pré compta, votre comptable se concentrera sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Pour conclure, la production des journaux comptables est nécessaire pour la clôture des comptes. Cela fait partie des obligations pour chaque société si elle souhaite clôturer son exercice sans stress.
En effet, cette période reste un moment de tension pour tout le monde. Alors autant essayer de la préparer au mieux pour que cela devienne une simple déclaration et production de vos produits financiers et documents.
Notre guide dédié sera une très bonne formation et une définition des étapes obligatoires pour assurer une clôture simplifiée.

Comme vous l’avez remarqué, ces différentes astuces ne vous dispenseront pas de réaliser votre clôture finale. Mais l’intérêt est de la faciliter en passant par différents processus à mettre en place pour alléger la phase de clôture.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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