Tout savoir sur les documents essentiels pour sa clôture comptable

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Afin de réaliser sa clôture comptable, une entreprise devra produire divers documents. En effet, elle devra disposer de toutes les pièces justificatives utilisées durant l’exercice comptable. Cela peut passer par des factures (d’achats et de ventes), des tableaux d’amortissements ou encore des bulletins de paie.

Pour éviter toute erreur, il est conseillé d’assurer un suivi de trésorerie régulier pour ne pas oublier de documents au moment de la clôture. L’entreprise pourra réaliser un inventaire pour vérifier et justifier chaque opération pour pouvoir reporter ces montants dans les journaux du Plan Comptable Général.

Mais avant cela, faisons un tour d’horizon des différents documents comptables à produire pour réaliser sa clôture annuelle.

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Le bilan comptable

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Il est représenté sous la forme d’un tableau qui visualise une situation patrimoniale à un instant T, comme lors de la clôture des comptes par exemple. Il montre ce que l’entreprise possède (actif) et ce qu’elle doit (passif). Soit les ressources mobilisées pour financer son actif (emprunts, capital social…). Il est structuré grâce au Plan Comptable Général.

Le bilan permet de donner une valeur financière à la structure et de répertorier son patrimoine.

Toute entreprise à l’obligation de dresser un bilan au moins une fois par an et de l’envoyer à son centre des impôts.

Important : Le total de l’actif doit être égal au total du passif.

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Le compte de résultat

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Ce document comptable présente l’ensemble des produits et des charges d’une société durant un exercice comptable. Il reflète l’activité de l’entreprise et permet d’obtenir le résultat net (différence entre les produits et les charges). L’entreprise pourra savoir si elle réalise un bénéfice ou un déficit.

Il se compose des produits et des charges, la nature de ces derniers peuvent se décliner en trois classes :

• Le résultat d'exploitation est issu de l’activité courante de l’entreprise. Ce dernier s’obtient par la différence entre le CA et les charges afférentes ;
• Le résultat financier, traduit la politique financière de l’entreprise. C’est la différence entre les produits financiers et les charges financières ;
• Et le résultat exceptionnel, contient les éléments non récurrents à l’activité de l’entreprise, il ne constitue pas un indicateur pertinent dans le cadre du pilotage, il permet juste de recenser les recettes et les dépenses conjoncturelles.

L’agrégation de ces trois résultats conduisent au résultat final de l’entreprise avant calcul de l’impôt, élément clef du compte de résultat. Il servira de base au calcul de l’impôt.

À savoir : Il est possible de réaliser un compte de résultat prévisionnel afin d’établir l’activité future de l’entreprise. Il faut alors fixer les valeurs de tous les éléments constituant le bilan :

• Le prix de vente et les quantités à vendre (donc le chiffre d’affaires) ;
• L’ensemble des charges fixes et variables afférentes à la production ;
• La valeur éventuelle des produits et des charges exceptionnelles (subventions…) ;
• Et l’ensemble des produits financiers (intérêts perçus sur un placement) et des charges financières (mensualités pour le remboursement d’un emprunt).

Le compte de résultat prévisionnel est toujours demandé par les organismes de crédit. En effet, pour qu’une banque vous accorde un prêt, elle doit s’assurer que votre entreprise sera bénéficiaire à l’avenir, donc potentiellement capable de rembourser son emprunt.

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L’annexe comptable

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Un élément constitutif des états financiers d’une société. Son objectif est d’apporter des informations et d’aider à la compréhension du compte de résultat et du bilan. Les annexes contiennent des informations obligatoires dont le nombre varie selon la taille, la forme de l’entreprise et toutes les informations pertinentes afin de refléter l’image fidèle de la société.

C’est une pièce obligatoire sauf pour les personnes physiques optant pour le régime fiscal réel simplifié (Articles 810-9 du Plan Comptable général).

Selon le code du commerce, les entreprises peuvent être classées en trois groupes :

• Les micro-entreprises ;
• Les petites entreprises ;
• Et les autres entreprises.

Attention : Une différence existe entre le terme “micro-entreprise” utilisé par le Code du commerce et celui utilisé habituellement par le Code général des impôts. En effet, selon le Code du commerce, votre entreprise est considérée comme une micro-entreprise si elle ne dépasse pas ces 3 seuils définis :

• Total du bilan ne dépassant pas les 350 000 € ;
• Votre montant et de votre chiffre d’affaires ne doit pas être supérieur à 700 000 € ;
• Votre entreprise doit être composée d’un effectif inférieur à 10 salariés.

D’un cheminement identique, afin d’être considérée comme une “petite entreprise”, l’entreprise ne doit pas dépasser les seuils :

• Le total de votre bilan doit être inférieur à 4 000 000 € ;
• Votre chiffre d’affaires doit être inférieur à 8 000 000 € ;
• Votre entreprise doit être composée d’un effectif inférieur à 50 salariés.

Si votre entreprise dépasse deux des trois seuils ci-dessus, elle sera considérée comme une “grande entreprise”.

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Mais que doit-elle contenir ?

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• Les explications concernant les frais d’établissements, les dépenses immobilisées et le fonds de commerce ;
• Des commentaires sur les dérogations à l’amortissement sur 5 ans des frais de Recherche et Développement ;
• Une liste d’explications au sujet des reprises exceptionnelles ;
• Les modalités d’amortissement des primes de remboursement d’emprunts ;
• Les explications sur les produits et charges affectés à un autre exercice comptable ;
• Des explications concernant les charges à payer et les produits à recevoir ;
• Les informations sur les dettes et créances représentées par les effets de commerce ;
• Diverses informations sur les intérêts des capitaux empruntés inclus dans le coût de production d’une immobilisation ;
• Les modifications intervenues dans les règles et méthodes comptables utilisées par l’entreprise par rapport à l’exercice précédent ;
• Des indications des dérogations aux règles comptables au motif que ces dernières ne donneraient pas une image fidèle des comptes.

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La liasse fiscale

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Elle correspond à la déclaration de résultat que l’entreprise produit. Cette dernière est à transmettre chaque année à l’administration afin de calculer le montant de son impôt.

Elle se compose de différentes déclarations :

• Déclaration de résultat, l’affectation du résultat et la mention du déficit le cas échéant ;
• Bilan et le compte de résultat ;
• Tableau des immobilisations et le tableau des amortissements ;
• Tableau des provisions, des créances et des dettes ;
• Plus ou moins-values réalisées ;
• Valeur ajoutée produite ;
• Composition du capital social et le détail des éventuelles participations dans des filiales de l’entreprise (pour une société).

Elle est obligatoire pour toutes les entreprises soumises à un régime du réel (simplifié ou normal) :

• Quel que soit leur statut juridique : entreprise individuelle ou société ;
• Peu importe leur régime d’imposition : réel à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur les sociétés ;
• Et quelle que soit leur catégorie d’imposition : Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) ou Bénéfices Non Commerciaux (BNC).

Les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs n’évoluent pas sous un régime du réel d’imposition. Dans ce contexte, ils ne sont pas concernés par l’obligation de remplir une liasse fiscale

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Le fichier des écritures comptables (FEC)

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Ce document comptable est à présenter en cas de contrôle à l’administration fiscale. Il est dorénavant obligatoire de présenter une copie du FEC lorsque demandé (depuis le 1er janvier 2014).

Il doit contenir toute la comptabilité d’un ou plusieurs exercices, tous les mouvements comptables, incluant entre autres les numéros de comptes, les dates des écritures comptables, les montants.

De plus, toutes les écritures comptables présentées dans le FEC doivent être présentées sous ordre chronologique.

Les entreprises qui tiennent leur comptabilité à l’aide d’un système informatisé (logiciel de comptabilité, Excel) doivent présenter leurs documents comptables à l’administration fiscale, sous la forme d’un fichier des écritures comptables (FEC).

Les auto-entrepreneurs qui tiennent une comptabilité à l’aide d’un logiciel de comptabilité sont dispensés de la présentation du FEC. Et vous savez quoi, chez Soan, on facilite la pré-comptabilité. Ce n'est pas génial ça ?

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Vérifier la conformité de sa clôture comptable

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Le 21 janvier 2021 a été créé l’Examen de Conformité Fiscale pour sécuriser la situation juridique et fiscale des entreprises. Il s’agit d’un pré-contrôle des 10 points les plus fréquemment vérifiés lors de contrôles fiscaux. Cet Examen de Conformité Fiscale est généralement effectué par un Expert Comptable sur la base du fichier FEC extrait du système informatisé de tenue de la comptabilité.

Le dossier doit contenir tous les justificatifs nécessaires pour déterminer les éléments ci-dessous :

• L’état de la trésorerie de l’entreprise (relevés bancaires, factures d’agios, emprunts…) ;
• Les achats et ventes effectuées (factures validées) ;
• Des différentes charges externes impactant l’entreprise (déclaration d’honoraires, contrats signés…) ;
• L’état des stocks lors de la clôture ;
• Les immobilisations (prêts accordés, contrats signés…) ;
• Des différents frais de personnel (contrat mutuelle salariée, copie des régularisations charges sociales…) ;
• Les capitaux propres (compte rendu de l’AG, document recensant les provisions…) ;
• Les autres comptes (transfert inter-entreprise, charges et provisions exceptionnelles…).

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

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