Législation et facturation : tout savoir vis-à-vis de la loi

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Dans la zone Euro et particulièrement en France, toute entreprise est soumise à l’obligation de facturation lorsqu’elle vend des produits ou propose des prestations de services à des clients. De nombreuses autres règles encadrent l’émission de facture. Soan vous conseille sur toutes les petites choses liées à la législation et la facturation.

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Suivre la législation en matière de numérotation de facture

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L’une des plus importantes obligations imposées par la législation concerne la numérotation des factures.

En effet, en France, le Code de Commerce et le Code Général des Impôts précisent dans le point 7 de l’article 242 que chaque facture doit présenter « un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ».

En assurant une vision exhaustive de l’ensemble des factures, cette numérotation permet de faciliter la vérification par l’administration fiscale en cas de contrôle et ainsi de repérer les irrégularités.

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Un numéro unique

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À chaque facture son numéro. Impossible d’émettre deux factures différentes qui auraient le même numéro de facturation. C’est tout simplement interdit.

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Une séquence chronologique

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Lorsque vous éditez vos factures, leurs numéros doivent suivre un ordre logique et temporel. Sachant qu’une facture doit être établie dans un délai court au moment de la vente ou de la prestation de service. Cet ordre chronologique permet de retracer en détail l’activité de l’entreprise.

Exemple : F0011, F0012, F0013…

À savoir : en France, la législation ne précise rien quant au point de départ de la numérotation. Pour ne pas faire savoir à votre clientèle que vous venez de débuter et asseoir une certaine crédibilité vous pouvez lancer votre numérotation à 50, à 100 ou à plus.

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Une séquence continue, au fur et à mesure

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Aucune faille dans le numéro de facturation n’est tolérée. On ne peut admettre d’éditer les factures F0014 et F0016 sans l’existence d’une facture F0015. Il n’est pas non plus possible de créer la F0015 ultérieurement.

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Un préfixe temporel

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Pour faciliter l’organisation de votre comptabilité gestion en interne, vous avez le droit d’utiliser des préfixes temporels pour numéroter vos factures.

Il n’est pas rare que les entreprises utilisent des préfixes annuels ou mensuels pour simplifier la classification année après année.

Exemple :

• F2021-0016 pour une numérotation avec préfixe année + numéro de facture ;
• F2021-08-0016 pour une numérotation avec préfixe année + mois + numéro de facture.

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Une distinction entre les types de factures

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La législation autorise certaines entreprises à établir une numérotation de facture via des séries distinctes.

C’est notamment le cas pour :

• Une entreprise qui effectue son activité sur différents sites ;
• Une société qui commercialise ses produits pour différents types de clientèle ;
• Une entreprise qui propose différentes offres : des marchandises + des services.

En cas de contrôle, l’entreprise doit pouvoir justifier l’intérêt de ces distinctions par rapport à ses conditions d’exercice.

Exemple : D0017 pour la clientèle de type 1, E0017 pour la clientèle de type 2.

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Les autres réglementations à connaître pour être en règle avec la loi

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Les mentions obligatoires

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La facture étant à la fois un document juridique et commercial, elle doit comprendre un certain nombre d’informations pour être considérée comme réglementaire.

Parmi ces mentions obligatoires on retrouve entre autres :

• La dénomination du client  ;
• Le numéro de Siret ou de Siren de l’entreprise ;
• Le Numéro de TVA intracommunautaire ;
• Le prix unitaire pour le produit (en euros) ;
• Le montant total hors-taxe et TTC (en euros) ;
• Le délai de paiement autorisé et les pénalités en cas de retard de paiement ….

Vous n’êtes pas sûr d’être à jour au niveau des mentions obligatoires ?

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La numérotation des factures d’acompte

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Les factures d’acompte permettent de recevoir des versements partiels avant la finalisation d’un contrat.

En vertu de l’article 289 du CGI, elles sont soumises, elles aussi, à la législation en matière de numérotation, même si elles peuvent avoir leur propre série distincte.

Exemple : FAC0017, FAC0018…

Cette réglementation s’applique également sur les factures d’avoir client.

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La numérotation des devis

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La loi ne prévoit pas d’obligation spécifique quant aux devis mis en place par une entreprise. Aussi, elle peut les gérer comme elle le désire, avec ou sans numérotation.

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La suppression des factures

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Il est formellement interdit par la loi de supprimer une facture éditée et ainsi de créer une brèche dans les numéros de facturation.

Si vous avez absolument besoin de faire des modifications, vous devez éditer une facture d’avoir qui viendra corriger votre facture initiale.

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La conservation des factures

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La législation stipule des délais durant lesquels l’entreprise doit conserver les factures liées à son activité :

• Pendant un délai de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, selon le Code de Commerce ;
• 6 ans après leur date d’émission ou leur inscription dans les livres ou registres comptables de la société, selon le CGI.

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Anticiper dès aujourd’hui l’obligation de dématérialisation

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D'ici à 2023-2025 toutes les entreprises devront progressivement passer à une facturation électronique suite à la loi de finances 2020.

L’objectif principal de cette mesure est de lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA et de simplifier la collecte auprès des entreprises.

En effet, depuis plusieurs années, l'État ne peut pas contrôler efficacement les facturations en support-papier des entreprises, notamment pour les TPE et PME. Cela engendre des fraudes à la TVA où de simples erreurs qui doivent être corrigées. Avec la facture papier, l’archivage a un coût et est extrêmement chronophage, vos factures clients doivent être rangées et stockées dans l’ordre.

La dématérialisation fiscale est donc un enjeu très important qui permettra d’avoir toutes les étapes de la facturation informatisées. Avoir une facture électronique émise au format PDF stockée dans un outil digital permet de garder une trace du document et de diminuer la charge de travail liée à l’archivage.

En plus de mieux gérer la numérisation des documents, les outils de facturation en ligne vous permettent de gagner du temps lors de l’échange de données. Vous pouvez également proposer plus d’options, comme un escompte commercial ou une signature électronique par exemple. Des outils comme Soan offrent une visibilité totale sur votre trésorerie et vous permettent d’automatiser certaines actions chronophage. De plus, utiliser un logiciel en ligne diminue les probabilités d’erreur lors de la comptabilisation du taux de TVA.

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Les plateformes de dématérialisation partenaires

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Puisqu’il s’agit d’une obligation de l'État, certains outils digitaux seront partenaires de l'État dans la dématérialisation. Cela vous permettra de ne pas mettre en doute l’intégrité des outils que vous utiliserez pour avoir une facturation dématérialisée. Vos factures clients électroniques seront sécurisées et ne pourront pas s’envoyer sans les conditions légales vu précédemment. Une plateforme partenaire aura donc un “tampon” de l'État. Cela prouvera qu’elle maîtrise la facturation électronique et que vous pourrez vous y fier pour y comptabiliser vos prestations ou vos encaissements.

De son côté, l'État a procédé à la mise en place de sa propre plateforme, qui s’appelle Chorus Pro. La mise en place de Chorus a pour but de faciliter la digitalisation des entreprises. Mais Chorus Pro a ses limites, vous pouvez tout de même choisir un acteur externe.

Beaucoup d’entreprises ne sont pas encore équipées de logiciel de facturation et de comptabilité. Elles continuent d’éditer leurs factures manuellement et de transmettre le tout par courrier. Néanmoins, elles devront s’adapter petit à petit.

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Pour conclure

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Soan propose une solution de facturation et de paiement adaptée au TPE et PME. De plus, ce type d’outil est conforme aux mentions obligatoires et à la législation concernant la facturation. Le risque d’erreur en créant vos nouvelles factures est ainsi limité, voire impossible. Les professionnels qui utilisent Soan peuvent aujourd’hui se faire payer dans toutes les devises, y compris l’euro. De plus, les opérations effectuées sur la plateforme sont archivées et en règle. Vous pouvez donc retrouver toutes les opérations en trois clics.

Soan permet également d’envoyer les factures à vos clients en quelques clics et de gérer les relances automatiquement par voie électronique si la date du paiement ou du règlement est échue. Mais Soan ne s’arrête pas aux factures électroniques, c’est une solution comptable complète qui englobe tout le processus de vente. De la création du devis jusqu’à la réception du montant en passant par le traitement de la facture. Vous pouvez également proposer quatre différents moyens de règlement afin de laisser le choix à vos clients pour procéder au règlement de la facture.

Notre plateforme s’adapte à tous les modèles d’entreprises et vous permet de vous faire payer à la date prévue. Tout ça en gardant vos données sécurisées et votre facturation en règle.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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